Saneamento de base de dados

Neste artigo mostraremos como realizar o saneamento de base de dados corrigindo os itens duplicados e complementando os dados faltantes.

As empresas perdem muito dinheiro com bases de dados incompletas e incoerentes. Clientes duplicados, fornecedores com dados errados e produtos com descrições incorretas.

Além disso, um cadastro ruim prejudica a operação das empresas. Um exemplo desse cenário é a classificação incorreta de NCM que afeta o cálculo de impostos de produtos.

O QUE É SANEAMENTO DE CADASTROS?

Os cadastros são os dados mais importantes para uma organização. O cadastro de clientes, fornecedores e produtos são denominados ‘Dados Mestres’.

Saneamento de Cadastros é o procedimento para a correção, complementação e organização de registros visando eliminar itens duplicados e preencher informações faltantes.

Este processo também é conhecido como:

  • Saneamento de dados
  • Saneamento de Registros
  • Limpeza de Dados
  • Padronização de Dados
  • Padronização de Cadastros
  • Data Cleaning
  • Data Cleansing
  • Saneamento de Dados Mestres

PORQUE SANEAR OS DADOS É IMPORTANTE?

Durante trabalhos de saneamento de cadastros verificamos taxas que algumas vezes alcançam os 60% de clientes que, simplesmente, não podem mais comprar os produtos e serviços da empresa devido a informações incompletas ou faltantes em seus cadastros.

Estes clientes não podem mais adquirir os bens e serviços pois:

  • Suas empresas foram encerradas ou inabilitadas.
  • Não podem ser contatados, pois, os dados de cadastro não correspondem mais a realidade.
  • Mudaram de ramo e não são mais elegíveis aos produtos vendidos.
  • Não querem mais negociar.

Números similares a esses são encontrados em base de dados de produtos ou fornecedores. Quase toda empresa possui problemas com materiais duplicados ou com classificação fiscal incorreta.

O saneamento e a padronização da base de dados é um investimento que ajudará a sua empresa:

  • Negociar somente com empresas aptas.
  • Melhorar o compliance das operações.
  • Reduzir o tempo e o custo nas tentativas de comunicação.
  • Reduzir fraudes e desperdícios.

QUAL O OBJETIVO DA LIMPEZA DE CADASTROS?

Segundo, o estudo Global Data Management Report de 2019, 95% das empresas vêem impactos em seus negócios devido à baixa qualidade dos seus dados e 29% delas suspeitam que os dados de clientes estão inadequados de alguma forma.

Conforme o estudo, os principais causadores da baixa qualidade dos dados estão relacionados a erro humano (50%) e diversas fontes de informação (39%).

Os principais resultados esperados de um processo de saneamento são manter a validade, conformidade, não duplicidade, precisão e acurácia dos registros.

Com uma base saneada sua empresa evita: negócios suspeitos, compras incorretas, falhas no cálculo de impostos e uma série de outros problemas operacionais.

POR ONDE DEVO COMEÇAR A PLANEJAR O SANEAMENTO DA BASE DE DADOS?

O princípio de Pareto, também conhecido como regra do 80 – 20 diz que, 80% das consequências advém de 20% das causas.

Quando trazemos o princípio de Pareto para o universo de dados mestres podemos direcionar as nossas energias para a resolução dos grandes ofensores da qualidade de dados.

Colocando nossa energia, recursos e tempo nas principais ocorrências poderemos resolver 80% dos problemas com os nossos dados.

Para ajudar na análise é recomendado utilizar o Diagrama de Pareto, sendo um gráfico usado para elencar quais são os fatores mais importantes, mostrando as ocorrências que devem ser priorizadas.

Aprenda como aplicar o diagrama na sua base de dados e identificar os principais ofensores.

AS GRANDES ETAPAS DE UM PROCESSO DE SANEAMENTO DE DADOS?

Não comece nada, sem antes identificar, quais são os problemas com os seus dados. Informações genéricas, do tipo, erro de digitação ou problemas na emissão de nota fiscal não servem.

Se sua organização não possuir uma solução de MDM (Master Data Management) ou uma ferramenta de Data Quality extraia os dados no excel e comece a identificar e quantificar os problemas, através de aplicações de fórmulas. Se o volume for muito grande, trabalhe com conceitos de amostragem.

No final deste processo você deverá possuir sentenças completas sobre os principais problemas (exemplos):

  • X% dos clientes cadastros não possuem valores no campo CEP;
  • X% dos materiais possuem descrições com menos de 20 caracteres;
  • X% dos fornecedores não contém um código de imposto.

Não avance para a próxima fase, sem antes comunicar suas descobertas. Estas informações devem ser consolidadas em uma apresentação e divulgada para os principais gestores de sua empresa.

Veja, quais os setores mais impactados com a baixa qualidade dos cadastros e solicite apoio. Informe-lhes que certas correções serão manuais e é necessário pessoas engajadas para ajudar no projeto.

Não comece o seu projeto sem identificar, quais serão as pessoas e recursos que você terá a disposição para sanear, organizar e aprimorar os seus cadastros.

Geralmente suas ações estarão concentradas em dois pontos principais: Corrigir os problemas e evitar que eles voltem a ocorrer.

O primeiro ponto pode ser resolvido com algoritmos e correções manuais. O segundo, na maioria, das vezes é mais difícil, pois exige mudanças de comportamento e processo.

COMO CORRIGIR O CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES?

Veja como sanear e organizar sua base de clientes e fornecedores:

  1. Analise sua base de dados atuais em busca de erros ou dados incompletos.
  2. Busque por dados oficiais (Receita Federal, Sintegra, Simples, Certidões, Processos, etc.).
  3. Analise a situação financeira de seu cliente ou fornecedor (Serasa, Boa Vista e outros).
  4. Descubra os telefones e e-mails corretos.
  5. Obtenha os dados privados, por ligações telefônicas.
  6. Padronize e transforme os dados.

Pode ser muito mais rápido e eficiente contratar uma empresa especializada que poderá sanear e padronizar sua base em um curto espaço de tempo seguindo as boas práticas de mercado.

Aprenda como fazer o saneamento de clientes e fornecedores lendo os seguintes artigos:

COMO RESOLVER OS PROBLEMAS COM O CADASTRO DE PRODUTOS?

Um bom cadastro de produtos, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.

Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.

Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.

Em linhas gerais, o PDM (Padronização Descritiva de Materiais) permite que seu cadastro seja organizado de forma prática e coerente. O objetivo é criar descrições de produtos consistentes a partir de regras pré-estabelecidas.

Usando uma estrutura de características e valores, previamente estabelecida, as novas descrições de produtos são formadas com base em regras não dando espaço para o uso de termos não previstos.

Aumente seus conhecimentos sobre técnicas de padronização de produtos lendo os seguintes artigos:

O QUE PRECISO FAZER DEPOIS DO SANEAMENTO DE DADOS?

A necessidade de saneamento deriva da falta de gestão sobre os cadastros. Erros técnicos ou operacionais contribuem para a baixa qualidade dos dados exigindo rotinas constantes de saneamento.

O primeiro passo, antes de pensar em uma estratégia de saneamento seria o fechamento das brechas que prejudicam a qualidade dos cadastros. Obviamente, em muitas organizações, este processo é ignorado, pois, exige uma série de mudanças operacionais e técnicas, para as quais não se dispõem de recursos financeiros, humanos e quiça vontade.

Para que este saneamento seja o último recomendamos, fortemente, a mudança de seus processos e a adoção de uma plataforma de gestão de dados mestres. 

As empresas e muitos analistas de cadastro acreditam, que governança de dados é um calhamaço infindável de regras, mas governança é tratar a informação como ativo valioso da sua empresa. É entender como este ativo é utilizado pela sua empresa, como deve ser mantido e quando deve ser descartado.

Governança de Cadastros não é burocratizar a sua empresa, mas compreender que da mesma forma que uma máquina da linha de produção precisa de manutenção e ferramentas especificas, o mesmo cenário se aplica aos seus cadastros.

Um processo bem definido, informações claras e compartilhadas, equipes engajadas e um bom software (MDG) já são mais que suficientes para implantar uma governança de cadastros em sua companhia e garantir que este será o seu último saneamento (de verdade).

ESTOU COM PRESSA E PRECISO FAZER O SANEAMENTO DE DADOS URGENTE.

Quando seu prazo é curto recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em saneamento de dados.

Uma empresa especializada possuirá software e equipe para lidar com um alto volume e corrigir os dados rapidamente.

Para saneamento de clientes, fornecedores, produtos consulte os serviços da 4MDG.

Caso decida seguir por conta-própria listaremos dois artigos com o passo-a-passo:

SANEAMENTO OU GOVERNANÇA DE DADOS: O QUE ESCOLHER?

É, muito comum, encontrar empresas desesperadas por soluções capazes de resolverem seus problemas com dados. O volume de dados cresceu tanto nos últimos anos, que manter um cadastro atualizado virou o décimo terceiro trabalho de Hércules.

Padronizar os seus cadastros é o caminho mais eficiente e eficaz de assegurar os resultados empresariais, pode não ser o caminho mais curto e nem o mais simples, mas é o único que ajuda a reduzir custos e maximizar resultados no longo prazo.

A padronização dos cadastros de clientes, fornecedores e materiais proporcionam um melhor controle de estoque, redução de uso de espaço físico e por consequência menor custo de estoque, além de contribuir para uma logística mais adequada e performática.

É necessário mostrar que um bom software de gestão de cadastros com bons processos, não é custo, mas sim investimento. Uma empresa não pode ser moderna e inovadora se os seus cadastros não receberem a devida atenção.

O ideal é adquirir um software de governança de cadastros e em conjunto com sua implementação providenciar o saneamento dos dados. Este é o caminho que irá garantir que os problemas não voltem a acontecer.

É isso! Bons negócios!

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