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Paulo Cordeiro, Especialista em Cadastros
Se você já trabalhou em um escritório, é provável que já tenha ouvido falar da SAP. É uma empresa alemã de software que fabrica software corporativo para gerenciar operações comerciais e relações com clientes. SAP significa “Sistemas, aplicativos e produtos em processamento de dados”.
A SAP é a maior empresa de software corporativo do mundo e tem mais de 335.000 clientes em 180 países.
O software é usado por empresas de todos os tamanhos, em uma variedade de setores. Embora o mercado-alvo das soluções sejam grandes empresas, ela também oferece produtos e serviços para pequenas e médias empresas. Além disso, as organizações do setor público usam o SAP para agilizar suas operações.
O principal produto da empresa é seu software ERP, que ajuda as empresas a gerenciar suas finanças, cadeia de suprimentos, recursos humanos e outros processos de negócios. A SAP também oferece um produto de CRM que ajuda as empresas a gerenciar seus relacionamentos com os clientes. Além dessas duas principais linhas de produtos, a multinacional vende vários outros produtos de software corporativo, incluindo ferramentas de análise e uma plataforma de comércio eletrônico.
PARCEIRO DE NEGÓCIOS: SAP BUSINESS PARTNER
O uso do conceito de parceiros em plataformas SAP não é tão novo e já pode ser encontrado no CRM, mas foi a partir do S/4 que foi definitivamente colocado como uma forma de gerenciar seus registros de clientes e fornecedores.
Um parceiro de negócios pode assumir diferentes funções (funções) que podem acabar se refletindo em transações subsequentes.
Um parceiro pode ser um fornecedor, um cliente, uma operadora, um funcionário.
Qualquer empresa ou pessoa pode se tornar um parceiro, desde que tenha alguma relação comercial.
Por exemplo, quando você faz uma venda, o sistema cria automaticamente uma conta a receber para o cliente envolvido na transação — isso só é possível porque há um vínculo entre o documento de vendas e o registro do cliente (mantido como um parceiro de negócios). O mesmo vale para compras, onde uma fatura será criada para o fornecedor.
COMO É ESTRUTURADO O CADASTRO DE PARCEIROS NO SAP.
Os dados de um parceiro são divididos em 3 áreas principais:
Dados gerais: São dados armazenados, independentemente, dos papéis que um parceiro pode assumir.
Dados dependentes de empresa: os dados aqui podem diferir para cada um dos papéis ou empresas, para qual aquele parceiro está associado.
Dados diferenciados: segundo, o help da SAP, são dados de Informações adicionais, Classificações e Segmentos de clientes que podem ser definidos de maneira diferente por meio de alguns critérios.
O QUE É VALIDADE TEMPORAL NO CADASTRO SAP.
Validade temporal ou dependência de tempo são recursos muito interessantes adicionados na transação BP para o gerenciamento dos seus clientes e fornecedores no SAP.
Time dependency é uma forma de você limitar a validade de um conjunto de dados de um “master data”.
É como dizer que aquele dado é válido, somente, no período de datas informado.
Imagine, que durante todo o verão, você muda para sua casa na praia, então esse novo endereço torna-se o local onde você receberá as suas correspondências.
Em, um ERP tradicional, é provável que um usuário tenha que apagar o endereço antigo e digitar o novo endereço (casa na praia) e depois ao final do verão retornar ao endereço padrão.
Com o conceito de time dependency do SAP Business Partner, você pode deixar múltiplos endereços coexistindo e sendo válidos nos períodos específicos.
Esse mecanismo pode ser aplicado a diversos tipos de itens diferentes dentro de um cadastro de parceiros.
O QUE SÃO OS ROLES NO CADASTRO DE CLIENTE E FORNECEDOR?
Um role (papel) é uma maneira de classificar o seu parceiro de negócios. Além, dos roles standard é possível criar papéis para auxiliar na classificação do parceiro.
É, possível, classificar o seu parceiro de negócio nos mais diversos papeis, exemplo: Sold-to-Party ou Shild-to-Party, que pode representar como o parceiro está envolvido na negociação, seja como aquele que colocou o pedido, como aquele que receberá o pedido, ou ainda por fim, quem pagará pelo pedido.
A transação SAP para acessar o cadastro de parceiros é a BP.
Além de, definir papéis para um parceiro, é possível, também, criar associações entre diversos parceiros, por exemplo, informando que o “Sr. João” é um contato da empresa “X”.
Essa associação é chamada de “Business Partner Relationship” e é um mecanismo para criar associações relevantes entre diversos parceiros.
ERROS COMUNS NO CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES
Ao registrar um parceiro de negócios no sistema SAP, você pode encontrar alguns erros comuns. Abaixo estão algumas dicas de solução de problemas para ajudá-lo a corrigir esses erros.
- Endereço de e-mail inválido: esse é um dos erros mais comuns ao registrar um parceiro de negócios no SAP. Verifique se o endereço de e-mail inserido é válido e não contém erros de digitação.
- Número de telefone inválido: outro erro comum é um número de telefone inválido. O número de telefone deve ser inserido no formato correto.
- O código da empresa não existe: se você receber esse erro, significa que o código da empresa inserido não existe no seu sistema SAP. Verifique com seu administrador se você tem acesso ao código da empresa ou se ele precisa ser criado primeiro.
- Nenhum parceiro de negócios encontrado: esse erro geralmente ocorre ao tentar procurar um parceiro de negócios existente, mas nenhum resultado é retornado. Verifique se os critérios de pesquisa estão corretos e tente novamente.
- O parceiro de negócios já existe: você receberá essa mensagem de erro se tentar registrar um parceiro de negócios que já existe em seu sistema SAP. Verifique a ID ou o nome do parceiro de negócios para garantir que não haja duplicatas antes de continuar.
Veja quais são os maiores erros localizados nos cadastros de fornecedores e clientes:
- Legalmente inativos, mas considerados como ativos no banco de dados.
- Com passivos legais, que podem impactar o contratante.
- Com dados de contatos inexistentes ou incorretos.
- Que mudaram de setor e com isso não podem atender mais a contratante.
- Com endereço incorreto, que podem afetar os custos da negociação.
PORQUE SANEAR OS DADOS É IMPORTANTE?
Durante trabalhos de saneamento de cadastros verificamos taxas que algumas vezes alcançam os 60% de clientes que, simplesmente, não podem mais comprar os produtos e serviços da empresa devido a informações incompletas ou faltantes em seus cadastros.
Estes clientes não podem mais adquirir os bens e serviços pois:
- Suas empresas foram encerradas ou inabilitadas.
- Não podem ser contatados, pois, os dados de cadastro não correspondem mais a realidade.
- Mudaram de ramo e não são mais elegíveis aos produtos vendidos.
- Não querem mais negociar.
Números similares a esses são encontrados em base de dados de produtos ou fornecedores. Quase toda empresa possui problemas com materiais duplicados ou com classificação fiscal incorreta.
O saneamento e a padronização da base de dados é um investimento que ajudará a sua empresa:
- Negociar somente com empresas aptas.
- Melhorar o compliance das operações.
- Reduzir o tempo e o custo nas tentativas de comunicação.
- Reduzir fraudes e desperdícios.
COMO CORRIGIR O CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES?
Veja como sanear e organizar sua base de clientes e fornecedores:
- Analise sua base de dados atuais em busca de erros ou dados incompletos.
- Busque por dados oficiais (Receita Federal, Sintegra, Simples, Certidões, Processos, etc.).
- Analise a situação financeira de seu cliente ou fornecedor (Serasa, Boa Vista e outros).
- Descubra os telefones e e-mails corretos.
- Obtenha os dados privados, por ligações telefônicas.
- Padronize e transforme os dados.
Pode ser muito mais rápido e eficiente contratar uma empresa especializada que poderá sanear e padronizar sua base em um curto espaço de tempo seguindo as boas práticas de mercado.
ESTOU COM PRESSA E PRECISO FAZER O SANEAMENTO DE DADOS URGENTE.
Quando seu prazo é curto recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em saneamento de dados.
Uma empresa especializada possuirá software e equipe para lidar com um alto volume e corrigir os dados rapidamente.
A 4MDG oferece um diagnóstico gratuito de sua base de dados de clientes ou fornecedores. Solicite seu diagnóstico gratuito e sem compromisso, através deste link.
É isso! Bons negócios!
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