Saneamento do Cadastro de Fornecedores

“Seus fornecedores podem ser mais um CNPJ em sua base de dados ou verdadeiros parceiros de negócios que vão alavancar seus resultados. A escolha é sua.”

Paulo Cordeiro

Certa vez, acompanhei um processo de negociação que demorou alguns meses e envolveu muito esforço de ambos os lados. No final, o cliente escolheu o fornecedor e decidiu partir para a assinatura de contrato e neste momento se deu conta, que por uma questão legal não poderia realizar negócios com aquela organização.

A frustração foi geral, mas nada podia ser feito. Tempo perdido e ego ferido. Chamou o segundo colocado, pagou mais caro e bola pra frente.

Esta história está longe de ser uma exceção e possui suas variações como pagar mais caro por questões legais (famoso imposto não previsto devido a situação fiscal ou localização do fornecedor).

Pode se imaginar que cenários como esse estão restritos a pequenas empresas geridas de forma rudimentar, mas estes problemas acontecem diariamente nas maiores empresas do Brasil.

Quase sempre estes problemas estão relacionados à uma base incompleta e incoerente de fornecedores.

Alarmante é a palavra que melhor descreve a situação das bases de fornecedores que encontramos durante nosso trabalho de análise de dados mestres.

Veja quais são os maiores erros localizados nos cadastros de fornecedores:

  • Legalmente inativos, mas considerados como ativos no banco de dados.
  • Com passivos legais, que podem impactar o contratante.
  • Com dados de contatos inexistentes ou incorretos.
  • Que mudaram de setor e com isso não podem atender mais a contratante.
  • Com endereço incorreto, que podem afetar os custos da negociação.

O saneamento e a padronização da base de fornecedores é um investimento que ajudará a sua empresa:

  • Negociar somente com fornecedores aptos.
  • Melhorar o compliance das operações.
  • Reduzir o tempo e o custo nas tentativas de comunicação.
  • Reduzir fraudes e desperdícios.

Veja como sanear e organizar sua base de fornecedores:

  1. Analise sua base de dados atuais em busca de erros ou dados incompletos.
  2. Busque por dados oficiais (Receita Federal, Sintegra, Simples, Certidões, Processos e etc).
  3. Analise a situação financeira de seu fornecedor (Serasa, Boa Vista e outros).
  4. Descubra os telefones e e-mails corretos.
  5. Obtenha os dados privados, através de ligações telefônicas.
  6. Padronize e transforme os dados.

Pode ser muito mais rápido e eficiente contratar uma empresa especializada que poderá sanear e padronizar sua base de fornecedores em um curto espaço de tempo e seguindo as boas práticas de mercado.

É isso! Bons negócios!

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