Usar as técnicas corretas para sanear e organizar seus dados, antes de migrar para uma nova versão do SAP pode economizar muito tempo e dinheiro da sua empresa.
Neste texto, exploraremos como você pode fazer para carregar os principais cadastros de sua empresa para o SAP garantindo que os dados estejam corretos, íntegros e atualizados.
O que você verá neste texto:
- O que são Dados Mestres e a importância para o SAP.
- O que é MDM.
- Como sanear os dados antes da migração.
- Como automatizar o seu processo de migração.
Primeiramente, precisamos definir quais os principais dados mestres de uma organização e entender como eles são operados dentro do SAP.
O QUE SÃO DADOS MESTRES?
Dados Mestres são os principais cadastros de uma organização. São seus clientes, fornecedores, produtos, etc.
Sem, uma correta gestão de dados mestres, uma organização tem dificuldades em realizar novas compras, perdem vendas por não terem os cadastros de clientes atualizados, e mais uma série de problemas operacionais.
O QUE É MASTER DATA MANAGEMENT?
MDM, em inglês, significa Master Data Management, isto é, Gerenciamento de Dados Mestres.
Segundo a Wikipedia, MDM compreende:
“Um conjunto de processos e ferramentas que definem consistentemente e gerenciam os dados mestres de uma organização.
MDM tem o objetivo de prover processos para coletar, agregar, combinar, consolidar, garantir a qualidade, persistir e distribuir estes dados a toda a organização.”
COMO O SAP ERP É ESTRUTURADO?
O ERP SAP é estruturado por módulos, isto é, cada área de negócio é representado por um conjunto de configurações e transações.
Atualmente, prefere-se adotar o conceito de processos de negócios. Já, que em uma empresa moderna, um cenário pode passar por diversos módulos.
Alguns exemplos de cadeias de valor em um ambiente SAP: P2P – Procure to Pay , O2C – Order to Cash, etc.
ENTENDENDO A DIFERENÇA ENTRE O SAP ECC E S/4 HANA.
A história da SAP iniciou-se na década de 70, naturalmente, com o passar do tempo diversas versões do ERP foram lançadas.
As versões mais conhecidas e usadas atualmente são:
ECC – Lançada em 2004, é a abreviação de ERP Central Component.
S/4 HANA – Lançada em 2015 e gradualmente está dominando o mercado.
As grandes diferenças nas versões estão relacionadas ao aprimoramento tecnológico e novas funcionalidades de negócios.
O QUE É SAP HANA?
HANA significa: High Performance Analytic Appliance
Em português: ferramenta analítica de alto desempenho.
POR QUE PRECISAMOS SANEAR OS CADASTROS ANTES DE MIGRAR PARA O SAP S/4?
Para o SAP funcionar bem é fundamental que os seus cadastros estejam corretos e íntegros.
Os dados dos clientes, fornecedores e produtos, são essenciais para a boa tomada de decisões.
O SAP é muito exigente com a qualidade dos cadastros, e todo o processo transacional exige uma boa consistência dos dados mestres.
Segundo, o estudo Global Data Management Report de 2019, 95% das empresas observam impactos em seus negócios devido à baixa qualidade dos seus dados e 29% delas suspeitam que os dados de clientes estão inadequados de alguma forma.
COMO CORRIGIR O CADASTRO DE CLIENTES E FORNECEDORES?
Veja como sanear e organizar sua base de clientes e fornecedores:
- Analise sua base de dados atuais em busca de erros ou dados incompletos.
- Busque por dados oficiais (Receita Federal, Sintegra, Simples, Certidões, Processos, etc.).
- Analise a situação financeira de seu cliente ou fornecedor (Serasa, Boa Vista e outros).
- Descubra os telefones e e-mails corretos.
- Obtenha os dados privados, por ligações telefônicas.
- Padronize e transforme os dados.
COMO RESOLVER OS PROBLEMAS COM O CADASTRO DE PRODUTOS?
Um bom cadastro de produtos, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.
Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.
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Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.
Em linhas gerais, o PDM (Padronização Descritiva de Materiais) permite que seu cadastro seja organizado de forma prática e coerente. O objetivo é criar descrições de produtos consistentes a partir de regras pré-estabelecidas eliminando as duplicidades.
Usando uma estrutura de características e valores, previamente estabelecida, as novas descrições de produtos são formadas com base em regras não dando espaço para o uso de termos não previstos.
Durante este processo, também é comum revisar a classificação NCM de seus produtos evitando o pagamento incorreto de tributos.
COMO USAR UM SOFTWARE DE MDM PARA MIGRAR SEUS DADOS PARA O SAP S/4 HANA?
Uma das etapas de um projeto de upgrade ou implementação do SAP é denominada ‘DATA MIGRATION’ onde os dados são extraídos do sistema anterior e adicionados no novo.
Muitas vezes, as empresas apenas extraem os dados antigos e colocam diretamente no novo sistema esquecendo de verificar se estão corretos ou adaptados para a nova versão.
Há diversas formas para que os dados sejam transportados: uso de planilhas, ferramentas de migração da SAP e em alguns casos com o uso de digitação.
Um processo mais inteligente é aproveitar esta fase para organizar, sanear e completar os dados levando-os para o novo sistema.
Um software moderno de MDM, como o 4MDG, pode extrair as informações do sistema antigo, aplicar regras de saneamento, buscar informações automaticamente na internet e entregar os dados no formato correto para a nova versão do ERP.
Quando seu prazo é curto recomenda-se a contratação de uma empresa especializada em saneamento de dados.
Uma empresa especializada possuirá software e equipe para lidar com um alto volume e corrigir os dados rapidamente.
Para saneamento de clientes, fornecedores, produtos consulte os serviços da 4MDG.
É isso! Bons negócios!
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