TUTORIAL: Como implementar PDM na sua Empresa

A Padronização de Descrição de Materiais, organiza o cadastro de produtos, facilitando a identificação e o cadastramento de itens. O objetivo é criar descrições de produtos consistentes a partir de regras pré-estabelecidas.

O texto padronizado não é de interesse somente do analista de cadastro. Na verdade, o setor de dados mestres é o guardião dos dados garantindo a preservação do padrão adotado pela companhia e sua aplicação prática.

Com uma estrutura de características e valores, previamente definidas, as novas descrições são formadas usando regras concisas e não permitindo o uso de termos não autorizados.

QUAIS SÃO AS ÁREAS INTERESSADAS NA PADRONIZAÇÃO?

Entender quais as dores e expectativas de todos os colaboradores de sua empresa ajudará na implementação do PDM em sua organização.

ÁREA USUÁRIA: precisa encontrar o produto facilmente no cadastro, ter ciência dos materiais aplicados em sua área, e solicitar corretamente um ‘item’ a ser comprado.

A seguir as principais áreas:

MANUTENÇÃO: precisa identificar corretamente o material que precisa ser aplicado em uma intervenção, bem como solicitar corretamente um ‘item’ a ser comprado.

Além disso, com um cadastro rico e organizado é possível estabelecer a intercambiabilidade de materiais.

ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS: precisa identificar corretamente os materiais recebidos para estocagem, bem como identificá-los para entrega aos solicitantes.

CONTABILIDADE: precisa alocar adequadamente os custos dos materiais, com base em suas características e potenciais usos.

FISCAL: precisa classificar corretamente a apuração e incidência de impostos, que em sua maior parte são derivados do NCM.

QUAL A IMPORTÂNCIA DO PDM PARA UMA EMPRESA MODERNA?

O Padrão Descritivo de Materiais, é um instrumento valioso para catalogar os materiais de uma organização.

Com a implementação correta de um PDM uma organização consegue identificar, classificar e parametrizar todos os materiais utilizados em seus processos logístico, comercial e de manutenção.

Padronizar é um meio de assegurar qualidade e, normalmente, resulta, também, em redução de custos.

Nesse sentido, a padronização das descrições dos materiais conduz à redução da variedade de materiais utilizados numa organização.

COMO SURGIU O PDM (PADRONIZAÇÃO DESCRITIVA DE MATERIAIS)?

A Padronização é um processo de taxonomia, por isso, torna-se importante entender o termo.

Segundo a Wikipedia, taxonomia (do grego antigo táxis, “arranjo” e nomia, “método”) é a disciplina biológica que define os grupos de organismos biológicos com base em características comuns e dá nomes a esses grupos.

A padronização de materiais avançou em conjunto com a evolução dos sistemas informatizados.

Pensando em criar padrões internacionais de classificação foram desenvolvidos alguns sistemas que tiveram sucesso, reconhecimento e adoção por diversos países e cadeias de produção global.

Entre eles:

• UNSPSC
• Sistema Harmonizado (HS Code)
• GPC
• eCl@ss

Com o aumento da complexidade e da variedade de itens consumidos por uma organização tornou-se imprescindível a criação de regras e normativas para gerenciar o cadastro de produtos.

Com o passar dos anos, as empresas foram alocando recursos humanos e financeiros para catalogar os seus materiais facilitando a aquisição e as operações logísticas.

CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS

A classificação de materiais permite uma melhor comunicação entre os parceiros de negócios e clientes internos de uma empresa aprimorando, entre outras coisas, a eficiência da cadeia de suprimentos.

Existem diversos modelos internacionais e nacionais de classificação, que podem servir de base para a hierarquização dos materiais.

ESTRUTURA DO PDM

É o agrupamento dos materiais por similaridade. Começando de grupos maiores e genéricos até chegar em ramos mais específicos da árvore. Geralmente os materiais são agrupados por características técnicas podendo haver agrupamentos por características de negócios.

A estruturação PDM traz diversos benefícios às organizações, como diminuição do tempo de resposta de manutenção, diminuição do tempo de máquina parada etc.

A estruturação dos grupos e elaboração de lista de características comuns para materiais similares compõem o Padrão Descritivo de Materiais.

CATALOGAÇÃO DOS ITENS

Levantamento preliminar de todos os itens existentes em estoque ou no cadastro, permitindo uma ideia geral do conjunto.

• Examinar bases de dados;
• Reunir informações;
• Documentos;
• Planilhas;
• Catálogos;
• Manuais;
• Desenhos;
• Fontes a serem consultadas;
• etc

ESTRUTURAÇÃO DOS ITENS

É o agrupamento e simplificação dos materiais por similaridade. Partindo de grupos maiores e genéricos chegando em ramos específicos.

Geralmente os materiais são agrupados por características técnicas podendo haver agrupamentos por características de negócios.

• Agrupar;
• Reunir;
• Verificar similaridade;
• Simplificar;
• Dispensar informação não técnica;
• etc.

NORMALIZAÇÃO DOS ITENS

Estabelecimento do conjunto de regras da companhia, como um corpo de normas técnicas internas, para normalizar e reger a criação e manutenção do cadastro dos itens.

Consiste na criação do Livro de Regras do PDM, necessário para a execução da padronização em sua completude.

Entre outras coisas deve-se orientar quais categorias de fontes de informação devem ser consultadas.

IDENTIFICAÇÃO DOS ITENS

É a descrição minuciosa do material, possibilitando sua individualização em uma linguagem familiar ao mercado.

Consiste na elaboração da lista de características técnicas comuns, necessárias e suficientes para descrever um material para ser identificável por qualquer agente da cadeia produtiva ou de suprimentos.

PADRONIZAÇÃO DOS ITENS

Emprego da regras elaboradas nas etapas de normalização e identificação.

Este processo gera as descrições dos itens de material e/ou serviço.

Tal processo facilita o diálogo com o mercado, simplifica o controle, permite a intercambialidade de sobressalentes ou demais materiais de consumo (peças, cartuchos de impressoras, lubrificantes, etc.).

SISTEMATIZAÇÃO

Sistematizar é criar um procedimento de todo o fluxo de inclusão e alteração de materiais, bem como, de novas características ou a remoção e adição de novos nós de sua árvore de materiais.

EXEMPLOS

Artigo escrito com participação do Lucas Morais. Para se conectar com o Lucas visite o perfil no LinkedIn, clicando aqui.

É isso! Bons negócios!

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