Regras de codificação: Como criar chaves para os meus cadastros

Alguns sistemas de ERP permitem a criação de códigos inteligentes para a identificação dos cadastros, por exemplo, códigos de produtos, códigos de clientes e etc.

Algumas empresas adotam códigos sequenciais, enquanto outras criam padrões de numerações que permitam identificar rapidamente aquela categoria de item.

Por exemplo, todo o material iniciado em 5 é da categoria de uso e consumo.

Quais os parâmetros que devemos seguir para criar nossa regra de numeração?

  • Unicidade – apenas, um código para cada SKU.
  • Concisão – Sucinto e objetivo. (não usar uma equação capaz de mandar um foguete para a lua)
  • Simplicidade – deve ser simples de entender.
  • Crescimento – precisa ser projetado para crescer (inclusive, prevendo fusão de novas empresas).
  • Formato – preferencialmente gerados, automaticamente, pelo sistema respeitando sempre o mesmo tamanho e com faixas de valores diferentes de acordo com o tipo do item.
  • Estável – as regras precisam ser perenes e não permitirem furos nas faixas de valores escolhidas.

Vamos imaginar que temos em nossa empresa fictícia, 3 (três) categorias de materiais: Uso e Consumo, Revenda e Serviços.

Determinamos que todos os nossos itens receberão um código de 10 posições. Neste cenário poderíamos desenhar a seguinte faixa de valores:

  • Uso e Consumo: 1000000000 a 1999999999
  • Revenda: 2000000000 a 2999999999
  • Serviços: 3000000000 a 3999999999

Com estas faixas de valores podemos ter uma gama gigantesca de possibilidades para cada categoria, mas ela traz um porém, já que conseguiríamos ter no máximo 10 categorias sem mudar a lógica de numeração.

Neste caso, podemos ajustar desta forma:

  • Uso e Consumo: 1110000000 a 1119999999
  • Revenda: 2220000000 a 2229999999
  • Serviços: 3330000000 a 3339999999

Agora, podemos ter algumas centenas de categoria. A sugestão é sempre que possível usar códigos numéricos, pois você mantém uma compatibilidade maior com diversos aplicativos, já que não são todos os sistemas de ERP de mercado que permitem códigos alfa-numéricos para o cadastro.

Bons negócios!

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