Nos artigos anteriores Saneamento de Dados Mestres – Parte 1 e Parte 2, falamos de como criar um método de validação com aplicação de pontos em conjunto, com a distribuição de tarefas através de um workflow improvisado.
Este artigo é basicamente para demolir mitos sobre o saneamento:
“Vou comprar uma base de dados e resolver os meus problemas.“
“Fulano disse que tem um programinha que resolve tudo isso.“
Plataformas tecnológicas podem ajudar muito na resolução dos problemas de cadastros, contratar especialistas irá colaborar na velocidade de resolução das inconsistências, mas não existe uma fórmula mágica para resolver anos de negligência com os seus metadados.
Sanear cadastros custa “dinheiro”, mas custa muito mais manter os dados incorretos.
Vamos repassar os ciclos necessários para um saneamento completo:
- Verificação: Identificar as falhas de seu cadastro (abordamos, extensamente, esse assunto no primeiro artigo).
- Correção: Algumas correções podem ser feitas com uso de fórmulas, mas certos ajustes precisam de intervenção manual, por isso, a importância de ativar um workflow, mesmo que seja rudimentar e manual (uso de planilhas + e-mails).
- Reverificação: É necessário reaplicar as rotinas de validação para os dados que foram ajustados pelos usuários.
- Reportar: Vemos novamente a importância da criação do “SCORE”, é possível mostrar a evolução dos ajustes com a foto de antes (total de pontos) x a foto pós-correção (novo total de pontos). Divulgar estruturadamente estas informações aumentará o engajamento dos usuários e gestores.
Se você seguiu todos os passos do primeiro e segundo artigo terá um mapa completo da qualidade dos seus dados, que permitirá a criação de mecanismos em seus sistemas e processos para corrigir todas as brechas.
Se as ações de mitigação não forem implementadas é provável que em breve um novo saneamento se fará necessário.
Uso da Tecnologia.
Com o uso de sistemas especialistas em gestão de cadastros você poderá automatizar uma série de atividades, veremos quais:
- Pontuação.
- O sistema poderá atribuir os mais diversos sistemas de pontos avaliando Formatos, Completude, Acurácia e Precisão.
- Enriquecimento.
- Localização de dados adicionais em fontes públicas e privadas para o enriquecimento e correção de dados em seus cadastros: Exemplo: obter o nome da empresa a partir do CNPJ.
- Workflow.
- Para cada tipo de ocorrência é possível disparar um workflow automático, receber e validar a informação digitada.
Resumo
Use o aprendizado coletado durante o processo de saneamento para corrigir seus processos.
Demonstre para alta gestão da companhia a necessidade de investimentos em gestão de dados mestres. Lembre-se, após a primeira fase você terá um mapa completo para pleitear investimentos com sua diretoria.
Engaje todos os usuários, levante informações estruturadas através de pesquisas e entrevistas. Faça com que eles se sintam parte do processo.
Se sua empresa possui um alto volume de dados pense seriamente em contratar especialistas em saneamento de cadastros que façam uso de plataformas tecnológicas. Eles não terão o condão mágico de transformar dados ruins em dados bons, mas poderão reduzir bastante o tempo e a energia gastos no saneamento.
Outro detalhe fundamental para um saneamento bem sucedido é:
ATENHA- SE AO BÁSICO!!!
Se durante o processo de saneamento você buscar capturar uma infinidade de atributos é extremamente provável que seu projeto falhará. Corrija os dados que você tem atualmente e que são obrigatórios, antes de sair coletando novos atributos.
Informações são caras. Boas informações além de caras são difíceis de conseguir.
Então, a não ser que você disponha de muito tempo e dinheiro, fique focado em corrigir os principais problemas ao invés de buscar novas informações que não são obrigatórias e que por ventura poderiam auxiliar apenas um ou outro departamento.
Bons negócios!
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