Os 3 Processos Fundamentais na Gestão de Dados Mestres

Entender quais são os processos fundamentais de uma central de cadastros permite que seu foco seja direcionado para estas atividades aumentando a eficiência de sua organização.

Estas atividades estão relacionadas aos principais domínios de dados de sua empresa.

O QUE SÃO DADOS MESTRES?

Dados mestres são os pilares das informações nas empresas. É um conjunto de dados fundamentais para a execução dos processos de negócios.

Geralmente, quando falamos da gestão das informações nas empresas separamos os dados em dois tipos: mestres e transacionais.

São exemplos de dados mestres: clientes, fornecedores, materiais, unidades de medida, colaboradores, etc.

O QUE É DOMÍNIO DE DADOS?

Os domínios são os grandes blocos que usamos para definir os dados mestres. Temos alguns exemplos tais como produtos, clientes ou fornecedores.

PRIMEIRO: ONBOARDING DE CLIENTES.

O onboarding de clientes é um conjunto de procedimentos que envolve todas as etapas iniciais de contato de um consumidor com a sua empresa.

Geralmente, um processo de onboarding é utilizado em vendas complexas, isto é, quando um cliente realiza a aquisição de um produto de maior valor agregado ou que exige um treinamento específico para o uso.

Quando você automatiza este processo e reduz o prazo de sua conclusão, o resultado destas ações são visíveis na redução do prazo de pagamento. Isto é, quanto mais rápido um cliente for cadastrado (nas boas práticas) menor será o prazo para a emissão da nota fiscal e consequentemente do vencimento da fatura.

Para aprender mais sobre como melhorar o seu onboarding de clientes veja este artigo aqui.

SEGUNDO: ONBOARDING DE FORNECEDORES.

O onboarding de fornecedores é um processo onde novos parceiros são cadastrados com o máximo de qualidade e no menor tempo possível.

As empresas modernas entendendo a importância da homologação de fornecedores criaram seus portais eletrônicos de cadastro.

O portal do fornecedor acelera e melhora o processo de atualização cadastral de novos parceiros comerciais.

Mesmo sem receber um treinamento prévio, o fornecedor consegue acessar a plataforma e informar os dados cadastrais de sua empresa. Este processo é realizado através de um workflow.

O parceiro pode informar dados como endereço, categorias de produtos vendidos, nome dos vendedores, além de anexar documentos como contrato social, comprovante bancário, etc.

A validação de um parceiro de negócio é conhecido como ‘background-check’, no popular, ‘puxar a capivara’.

Este processo envolve a consulta em fontes públicas e privadas para garantir que o fornecedor está apto a realizar novos negócios.

Para aprender mais sobre como melhorar o seu onboarding de fornecedores veja este artigo aqui.

TERCEIRO: ONBOARDING DE PRODUTOS.

Como sua organização, provavelmente, não usa a mesma nomenclatura de produtos que os seus fornecedores, será necessário converter os dados para o seu formato, aplicando regras de padronização.

Além disso, se sua empresa desenvolve produtos acabados ou combina diversos materiais e serviços para a geração de um novo SKU, será necessário consolidar todos os atributos destes novos itens.

Generalizando, podemos determinar 3 (três) categorias de materiais em uma organização:

1. Produtos de Revenda.
   • Muito utilizado em operações de varejo e distribuição, o item é adquirido e vendido em sua forma original.
   • A maior complexidade é manter e gerenciar todos os atributos e apresentar simplificadamente para o consumidor final.
2. Produtos acabados.
   • São produzidos pela própria organização. Muitas vezes, o fluxo de cadastro é iniciado pela engenharia ou equipe de pesquisa e desenvolvimento.
3. Uso e Consumo ou Outros.
   • Materiais que servem de apoio ao negócio principal da organização. Exemplo: materiais de escritório.

A Padronização de Descrição de Materiais, organiza o cadastro de produtos, facilitando a identificação e o cadastramento de itens. O objetivo é criar descrições de produtos consistentes a partir de regras pré-estabelecidas.

Com uma estrutura de características e valores, previamente definidas, as novas descrições são formadas usando regras concisas e não permitindo o uso de termos não autorizados.

Para aprender mais sobre como melhorar o seu onboarding de produtos veja este artigo aqui.

É isso! Bons negócios!