O que é um Portal de Fornecedores?

Um portal de fornecedores é um site que permite que novos fornecedores sejam cadastrados em um processo automático eliminando o uso de planilhas ou fichas cadastrais.

A ideia por trás de um software de portal de fornecedores é permitir que sua empresa possa ganhar agilidade no cadastro de novos parceiros comerciais, isto é, todo o processo de cadastro é feito pelo fornecedor através de regras previamente estabelecidas.

Geralmente, o site receberá um nome como http://www.sejaumfornecedordaempresaX.com.br ou http://www.portaldefornecedoresdaempresaX.com.br.

PARA QUE SERVE O PORTAL DOS FORNECEDORES?

O portal do fornecedor acelera e melhora o processo de atualização cadastral de novos parceiros comerciais.

O fornecedor, mesmo sem receber um treinamento prévio, consegue acessar a plataforma e informar os dados cadastrais de sua empresa. Este processo é realizado através de um workflow.

O parceiro pode informar dados como endereço, categorias de produtos vendidos, nome dos vendedores, além de anexar documentos como contrato social, comprovante bancário, etc.

Como a maioria dos portais está integrado ao ERP, todo o cadastro aprovado por um funcionário responsável será, automaticamente, inserido no ERP poupando muito tempo e reduzindo erros de digitação.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DE UM PORTAL DE FORNECEDORES?

As grandes vantagens de um portal de fornecedores são:

  • Eliminar o uso de planilhas e e-mails para o cadastro de novos fornecedores.
  • Realizar a verificação automática de dados cadastrais.
  • Reduzir o tempo de cadastro de um novo fornecedor gerando ganhos de eficiência.
  • Diminuir os erros de digitação.
  • Garantir a lisura do fornecedor com busca de dados em fontes públicas e privadas.
  • Liberar tempo do comprador para se dedicar a novos negócios.
  • Guardar em um único local toda a documentação do fornecedor.
  • Facilitar a auditoria das informações.

COMO BUSCAR NOVOS FORNECEDORES?

Existem muitas formas para você convidar novos fornecedores para realizarem o cadastro em seu portal, veremos algumas delas:

  • Peça indicações para outros compradores.
  • Divulgue o link do seu portal de fornecedores nas redes sociais de sua empresa.
  • Construa uma landing page de convite para seus fornecedores.
  • Faça uma pesquisa online e envie um convite para possíveis fornecedores.

Algumas plataformas avançadas permitem que os convites sejam disparados, automaticamente, através da importação de uma listagem de empresas.

Além disso, algumas soluções de mercado oferecem em conjunto com o software um serviço de localização de novos fornecedores incluindo ligações telefônicas para a obtenção e validação de informações.

COMO INTEGRAR UM PORTAL DE FORNECEDORES AO ERP?

Os melhores portais de fornecedores já possuem integração nativa com os principais ERPs do mercado.

A melhor forma de integração é com o uso de API, mas existem muitos outros métodos.

O ideal é que após a aprovação do fornecedor o cadastro seja efetivado em seu ERP, em tempo real.

Para aprender um pouco mais sobre métodos de integração recomendamos a leitura desse texto.

COMO VALIDAR UM FORNECEDOR PARA GARANTIR UM BOM NEGÓCIO?

O processo de validação de um parceiro de negócio é conhecido como ‘background-check’, no popular, ‘puxar a capivara’.

Este processo envolve a consulta em fontes públicas e privadas para garantir que o fornecedor está apto a realizar novos negócios.

As principais consultas realizadas durante o cadastro de um fornecedor são:

  • Receita Federal
  • Sintegra
  • Simples Nacional
  • Análise de Crédito (Ex: Serasa, SPC ou outros)
  • Envolvimento com crimes tributários ou fiscais.
  • Análise dos sócios da empresa.
  • Sanções governamentais.

As melhores plataformas de mercado oferecem até 150 fontes públicas e privadas para validar os diversos aspectos de seus fornecedores.

É importante que o portal realize todas essas consultas em tempo real e de forma automática.

QUANTO TEMPO É NECESSÁRIO PARA IMPLEMENTAR UM PORTAL DE FORNECEDORES?

Boa parte dos projetos são executados entre 30 a 90 dias, já incluindo a integração com o ERP.

É importante que você verifique quem será o responsável pela integração com o ERP, geralmente, esta etapa exige muito esforço e pode inviabilizar o seu projeto.

Procure empresas que ofereçam um projeto completo, isto é, elas serão responsáveis por integrar com seu ERP, treinar sua equipe e executar os testes em conjunto com seus colaboradores.

QUANTO CUSTA A IMPLEMENTAÇÃO DE UM PORTAL DE FORNECEDORES?

Há uma grande variação de preços dependendo do tamanho do projeto e da complexidade técnicas.

Hoje é possível implementar um portal completo de fornecedores a partir de R$ 900,00 por mês.

É POSSÍVEL INTEGRAR UM PORTAL DE FORNECEDORES COM O SISTEMA ERP SAP?

Sim. É totalmente possível.

Exige-se que o fabricante do portal conheça muito bem o SAP para não cometer equívocos que possam prejudicar o funcionamento do sistema.

A melhor forma de conexão com o SAP é através de algum componente nativo (desenvolvido pela fabricante do portal) que permita o acionamento das funções ‘standard’ do sistema para a correta inclusão e alteração dos fornecedores.

Além disso, a fabricante do portal deve conhecer as diferenças entre os cadastros de fornecedores no SAP ECC em comparação com o SAP S/4.

Uma forma para você garantir que terá uma integração com sucesso é exigir o certificado SAP dos profissionais da fabricante do portal. Desta maneira você terá uma comprovação que o profissional domina as transações do sistema e não cometerá erros que vão prejudicar o funcionamento do SAP no longo prazo.

QUAIS PERGUNTAS DEVO FAZER AO ESCOLHER UM SOFTWARE DE HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES?

Listaremos as perguntas que não podem faltar no momento que você está escolhendo um portal de fornecedores:

  • As consultas em fontes públicas (ex: receita federal) acontecem em tempo real e são automáticas?
  • Quantas fontes públicas e privadas estão disponíveis para a homologação do fornecedor?
  • O fornecedor pode anexar documentos e fotos durante o fluxo de cadastro?
  • A plataforma tem controle de auditoria de informações que permitam identificar quais campos foram alterados, quais eram os valores anteriores, quem alterou e quando alterou?
  • O portal possui mecanismo de OCR para a leitura de imagens e transformação automática em texto para evitar digitações e reduzir erros? Exemplo: importar uma CNH ou RG.
  • Quem realiza a integração com o ERP, a contratante ou o fabricante do portal?
  • Serei treinado e posso construir meu próprio workflow de validação de fornecedores? Isto é, posso adicionar novos campos ou novas regras sem precisar de conhecimento técnico?
  • Há um limite de usuários na plataforma? Há custos para novos usuários?
  • O software exige fidelidade, isto é, não posso cancelar sem sofrer penalidades ou multas?
  • Podemos construir um sistema de pontuação próprio para a validação e aprovação dos fornecedores?
  • Podemos criar um workflow personalizado para permitir que o fornecedor cadastre seus produtos usando técnicas de padronização descritiva de materiais?
  • Existe a possibilidade de construir relatórios e gráficos sem precisar de conhecimentos técnicos?
  • O portal controla o tempo gasto em cada umas das atividades e permite a criação de uma política de SLA garantindo que cada pessoa execute sua tarefa no tempo previsto?
  • O portal também permite o gerenciamento de clientes e produtos?
  • Tenho garantia contratual que os dados dos meus cadastros não serão revendidos ou usados por terceiros?
  • Podemos terceirizar os serviços de cadastros de fornecedores com a fabricante do software, isto é, a fabricante fornecer serviços de validação de documentos, consultas por telefone, obtenção de referências que somente podem ser realizados por pessoas?

É isso! Bons negócios!

Leia também Unidade de Medida no Cadastro de Material no SAP
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