Muitos analistas de cadastros, gestores de compras ou analistas comerciais ainda não conhecem o significado da sigla MDM.

O que você deveria saber sobre Gestão de Dados Mestres (MDM)?

Basta andar pelos corredores de uma grande empresa para escutar sobre governança de dados, LGPD, ESG e outros temas relacionados com a transformação digital. São tantas informações que ficamos confusos, não é?

Como tudo isso pode afetar o seu trabalho? O que aprender para se tornar um profissional desejado pelo mercado? Para você entender tudo sobre gestão de dados mestres, primeiramente, precisamos aprender o que são os dados mestres.

Os dados mestres são os dados fundamentais de um sistema de gestão, usados para representar objetos do nosso dia a dia. Eles são usados para identificar e prover informações sobre esses objetos. Aqui no Brasil, além do termo MDM (Master Data Management) usamos o termo Gestão de Cadastros.

São exemplos de dados mestres: clientes, fornecedores, produtos,
unidades de medida, funcionários, etc.

O que é MDM (Master Data Management)?

A Gestão de Dados Mestres é uma área em crescimento acelerado, com algumas organizações, apontando um crescimento superior a 18% ao ano até 2025. O mercado está demandando especialistas em negócios com amplo conhecimento da gestão de cadastros. 

Na era digital tornou-se muito difícil manter uma central de cadastros funcionando sem padrões claros ou com processos confusos.

Segundo a Wikipedia, MDM compreende:

“Um conjunto de processos e ferramentas que definem consistentemente e gerenciam os dados mestres (i.e. não, transacionais) de uma organização (que pode conter dados referenciais). MDM tem o objetivo de prover processos para coletar, agregar, combinar, consolidar, garantir a qualidade, persistir e distribuir estes dados a toda a organização para garantir a consistência e o controle nas futuras manutenções e uso desta informação.”

Como funciona uma Central de Cadastros?

As grandes e médias empresas montaram suas centrais de serviços compartilhados, conhecidas como CSC. Uma das atividades principais de uma CSC é a gestão de cadastros. Uma grande empresa necessita lidar com milhares de cadastros de clientes, produtos e fornecedores.

A central de cadastro é composta por profissionais especializados que cuidam da homologação de fornecedores e clientes, além de garantir a padronização dos produtos, evitando duplicidades.

Uma empresa não consegue manter seus processos funcionando adequadamente com cadastros ruins e incompletos.

A grande verdade sobre os dados.

Provavelmente, um dos grandes problemas de sua empresa é o
número de sistemas informatizados. É muito comum encontrarmos diversos sistemas operando sem integração, como exemplo: ERP, CRM, E-Commerce, etc.

Uma coisa muito comum entre esses sistemas é que todos precisam de dados mestres. No mínimo, para registrar uma venda são necessários um cliente e um produto. Geralmente, teremos informações diferentes em cada um destes sistemas, trazendo muita confusão.

Existe uma maneira de garantir que todos os sistemas trabalhem com os mesmos dados de clientes, produtos e fornecedores. Essa base única é chamada de Golden Record, em português, Registro Dourado. Golden Record é uma versão única e bem estruturada de todas as entidades de dados em um ambiente corporativo. 

Sendo assim, um golden record também pode ser conhecido como “versão única da verdade”, onde “verdade” pode ser entendida como o local onde os funcionários podem verificar quando querem ter certeza, que estão visualizando a versão correta e atualizada de uma informação.

A melhor maneira de desenvolver uma fonte única da verdade, é que a informação armazenada nela seja consumível, por quaisquer, outros aplicativos de sua empresa.

Um HUB MDM, possibilita que pessoas e aplicativos consumam estas informações em padrões de mercado.

Quais os principais erros de cadastros?

 Todos nós gostaríamos que os dados fossem transferidos, através dos sistemas sem problemas.

 Entretanto, as empresas lidam diariamente com centenas de erros de cadastros. Há muitas coisas que não funcionam como o previsto no gerenciamento de dados, porém a maioria das falhas são evitáveis com o uso de um software de gestão de cadastros.

Produtos duplicados são um grande transtorno na logística das empresas, e podem causar variados problemas e impactar o consumidor final. São causados por múltiplos registros de um mesmo produto armazenado em seu sistema.

O método mais eficiente para resolver os problemas com produtos duplicados é adoção de Padronização Descritiva de Materiais. Dados parcialmente preenchidos são um dos maiores entraves para o bom andamento dos processos.

É importante criar mecanismos para preencher corretamente os cadastros de clientes e fornecedores, para que você possa tomar decisões de negócios adequadas.

Para saber se você está buscando informações atualizadas de clientes e fornecedores, o melhor jeito é usando um software que possa verificar automaticamente em fontes públicas. Se houver algum problema com seus dados, o aplicativo te mandará um alerta! 

 Por que sua empresa deve adotar uma governança de dados?

 A falta de governança nos processos cadastrais pode causar notas denegadas, problemas fiscais e insatisfação do cliente final.

Quando uma empresa tem problemas com cadastros e ninguém está chamando para si a responsabilidade para resolver, isso é um exemplo de má governança.

 Na maioria das empresas, existem vários departamentos envolvidos na gestão de cadastros, porém não compartilham informações entre si ou não garantem de que suas escolhas estejam alinhadas com os objetivos estratégicos do negócio.

Se na sua empresa não há um processo formal para homologar fornecedores, aprovar clientes ou cadastrar produtos, então é o momento de desenvolver algumas políticas de governança (e obter algum apoio de seus líderes).

Um aplicativo de MDM permitirá que sua empresa faça estas atividades com muita agilidade e garantindo que todos os aspectos foram corretamente atendidos. Com
o uso de workflows, os dados podem ser compartilhados entre os setores de sua
empresa e com o módulo de padronização (PDM) é possível eliminar toda a
duplicidade do cadastro de produtos.

Quem é o responsável por executar os processos de dados mestres?

 Analista de Cadastro é o especialista que controla e apoia o processo de entrada de dados de clientes, produtos e fornecedores em uma organização. A função de um analista de dados mestres é colaborar para que as empresas mantenham uma base de dados integra para que seus processos funcionem melhor.

As Centrais de Cadastros precisam de colaboradores capacitados para que possam manter uma alta qualidade dos dados, por isso, regularmente contratam analistas, assistentes e auxiliares para a gestão de dados mestres.

O setor cadastro é encarregado por Criar, Alterar, Excluir e Inativar os dados de produtos, clientes e fornecedores.

O analista tem algumas atribuições importantes: onboarding de parceiros de negócios, controle de indicações do setor, definição de processos de análise fiscal e creditícia e garantir a aderência aos processos da LGPD, etc