Existem algumas formas de se alcançar o reconhecimento profissional, a primeira é com uma boa execução das atividades diárias e a segunda é emplacando um projeto vitorioso.
Hoje, as empresas estão mudando o seu formato de organização, cada vez mais elas estão focadas na execução de projetos com equipes multidisciplinares. Não basta seguir um bom processo é necessário transformá-lo com frequência.
Neste artigo não focaremos em metodologia de projetos, mas sim, em compartilhar nossa experiência em projetos bem sucedidos de gestão de cadastros. Um projeto envolve diversas etapas e pode ser suportado por diversas metodologias.
MAPEANDO O PROBLEMA COM OS DADOS.
Quando falamos de cadastros, os impactos causados pela má gestão aparecem, geralmente, no final do processo e como podem envolver diversos setores fica realmente difícil coletar as métricas.
O primeiro passo é conseguir estatísticas nacionais e internacionais sobre qualidade de dados para suportar a necessidade de um projeto de transformação.
Existem vários locais onde podemos coletar estas estatísticas, tais como, Gartner, Mckinsey e Global Data Management Report.
A apresentação estruturada do problema é fundamental.
O recomendado é coletar métricas que façam sentido ao seu processo empresarial. Esta parte mostrará para a alta gestão, que o desafio de manter dados de qualidade é global e não, apenas, uma necessidade específica de sua empresa.
Depois, de mostrarmos que a gestão de dados é uma preocupação global precisamos avançar e mostrar quais os impactos dos cadastros dentro de sua empresa.
A melhor forma, de se realizar é coletando métricas em diversos setores, tais como, notas denegadas, entregas incorretas, reclamações de clientes, etc.
COLETANDO ESTATÍSTICAS INTERNAS.
Aqui, segue algumas dicas que vão lhe ajudar:
- Rastreie todas as suas notas fiscais canceladas nos últimos meses, tente identificar quais foram canceladas por erro de emissão. Calcule o tempo gasto por um profissional para cancelar, ajustar e emitir a nova nota fiscal. Transforme este tempo em valor monetário.
- Verifique a análise de crédito de sua organização, procure identificar clientes que tiverem mais de uma verificação em um curto espaço de tempo. Geralmente, quando se faz várias consultas para o mesmo cliente em pouco espaço de tempo é um erro de processo, já que não há um controle sistêmico sobre o tempo de validade de cada consulta. Some o custo destas consultas repetidas em sua análise.
- Converse com o seu time fiscal e verifique quantos ajustes são realizados mensalmente na escrituração fiscal devido a erros de cadastros. Some o tempo gasto e transforme em uma métrica financeira. Se nos últimos anos, sua empresa sofreu alguma autuação por erros na escrituração adicione este valor em sua conta.
- Análise suas métricas no CRM, verifique quantos clientes questionaram ter recebido comunicação em duplicidade ou até mesmo questionaram por informações incorretas na descrição, ou atributos dos produtos. Vale a pena, também, somar todas as entregas efetuadas em endereços incorretos por erro de digitação.
- Acompanhe o seu time de cadastro e monitore o tempo para cadastrar um fornecedor, cliente ou produto. Veja, quantas telas são necessárias para completar o cadastro. Contabilize quantos atributos são preenchidos e quais atributos não são preenchidos, mas estão disponíveis. Também, contabilize qualquer envio de e-mail ou planilha para complementação de cadastro.
- Verifique quantas notas fiscais de entrada foram recusadas devido à divergência de cadastros. Meça, também, aquelas notas que são aceitas, mas somente depois do ajuste cadastral.
Após, coletar estas métricas você terá o ferramental necessário para convencer a alta gestão sobre a viabilidade da adoção de uma plataforma de gestão de cadastros.
EXPLIQUE PORQUE SOMENTE O ERP NÃO É SUFICIENTE.
Os ERPs (Enterprise Resource Planning) são softwares destinados à gestão empresarial, geralmente, são compostos de módulo de compras, vendas, estoque, financeiro, etc.
Um ERP atende uma grande gama de cenários diferentes, por isso, raramente uma empresa utiliza 100% das funções de seus sistemas.
São dezenas de campos, telas e funções que não possuem utilidade prática para o seu negócio. Exemplo: um atributo relacionado a produção não serve para uma empresa, que apenas revende materiais.
Além disso, como o cadastro é realizado em uma única transação (conjunto de telas) é praticamente impossível dividir estes atributos entre os setores correspondentes de sua organização.
Telas complexas, que não podem ser compartilhadas de forma simplificada entre os diversos setores das empresas e tornam extremamente difícil o preenchimento correto dos dados.
Além disso, se faz necessário preencher manualmente dados que são de domínio público, que poderiam ser facilmente integrados com fontes públicas.
A complexidade das telas de Cadastros produzem os seguintes impactos de negócios paras as empresas:
- Aumento do custo com o treinamento do colaborador.
- Falta de assertividade nos dados.
- Problemas logísticos e fiscais causados pelo preenchimento incorreto.
- Aumento da complexidade na gestão dos dados.
No mais, os principais ERPs do mercado nacional possuem altas taxas cobradas por hora-homem, então modificar suas telas e atributos para atender um novo requerimento de cadastro pode custar muito caro para uma empresa. É muito comum, que as taxas cobradas por técnico ultrapassem a casa de R$ 300,00 por hora trabalhada.
APRESENTE OS RESULTADOS DO SEU LEVANTAMENTO.
É muito importante fazer este link entre o problema e a solução, pois a maioria dos gestores entende, incorretamente, que a partir do momento em que há um ERP na empresa este software deveria ser o responsável pela gestão do fluxo de cadastros.
Você pode usar uma análise de causa raiz para identificar os ofensores da gestão de cadastros de sua empresa.
Com a correta identificação dos ofensores, você poderá demonstrar quais as ações serão necessárias para resolver os problemas.
Durante a proposição do projeto, conecte as métricas coletadas com os ofensores e qual a ação que será tomada para a resolução do problema.
Exemplo:
Métricas → Ofensor → Ação
Cem Notas Fiscais Rejeitadas → Cliente inativado ou baixado → Integrar em tempo real a situação fiscal do cliente.
A partir da identificação das ações torna-se possível buscar as soluções que possam resolver o problema.
Se todo o levantamento foi bem realizado, você terá mapeado desde o problema, as ações que devem ser realizadas e quais soluções serão desejadas. Com isso, é possível descobrir soluções de mercado que atendam suas necessidades e realizar o levantamento de custos.
APONTANDO PARA O FUTURO.
Para alcançar a transformação de um setor operacional para um departamento estratégico faz-se necessário uma estratégia composta com dois pilares: Pensar Grande e Agir rápido.
Quando falamos de Dados Mestres é obrigatório pensar em todos os pontos de contatos, isto é, pessoas e sistemas que interajam com os cadastros. Por isso, é importante, o engajamento de diversos setores nesta iniciativa.
Hoje, há vários “ganchos” que podem ser usados para o engajamento dos usuários internos: LGPD, Big Data, Inteligência Artificial, compliance e mitigação de fraudes.
Uma cultura data-driven exige o estabelecimento de uma governança para que as empresas possam extrair insights dos seus dados.
Enquanto, o restante do mundo está discutindo governança de dados mestres acaloradamente, no Brasil, ainda estamos presos na discussão de atributos fiscais dos cadastros.
Pouco se discute sobre as ações necessárias para a implementação de um processo duradouro e consistente nas organizações para o tratamento e armazenamento dos dados mestres.
Mostre para os executivos de sua empresa o quanto uma gestão efetiva de dados mestres ajudará nos resultados. Não foque apenas em questões fiscais.
É isso! Bons negócios!
Leia também: A realidade brasileira na gestão de Dados Mestres
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