Quase todas as grandes e médias empresas estruturaram suas centrais de serviços compartilhados, também conhecidas pela sigla CSC.
Um dos pontos mais importantes em uma CSC é a gestão de cadastros. Uma empresa moderna precisa gerenciar centenas ou milhares de cadastros de clientes, produtos e fornecedores.
Com a automação da central de cadastros é possível reduzir custos e riscos na gestão dos principais dados de uma empresa.
PARA QUE SERVE A AUTOMAÇÃO DE CADASTROS?
O objetivo da automação é reduzir o trabalho humano durante o processo de cadastro de uma grande e media empresa.
Através da tecnologia é possível obter informações de clientes e fornecedores, bem como, aplicar regras de padronização de produtos.
QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO CADASTRAL?
Um processo automatizado de verificações pode reduzir em até 75% o tempo gasto para a realização de um cadastro de cliente ou fornecedor.
Um bom cadastro, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.
Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.
Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.
A automação cadastral produz diversos benefícios:
- Redução de custos.
- Diminuição do trabalho repetitivo.
- Redução do número de erros.
- Maior agilidade nos processos.
- Melhoria da qualidade dos dados.
- Aumento do compliance das operações.
COMO FUNCIONA O ONBOARDING DE CLIENTES E FORNECEDORES?
O onboarding de parceiros é um conjunto de procedimentos que envolve todas as etapas iniciais de contato de um eventual parceiro de negócios com a sua empresa.
Através de um processo claro e documentado, o parceiro é guiado em sua jornada até o efetivo início da transação comercial. Estes passos podem ser executados com o uso de tecnologia, mas sem esquecer do contato humano quando necessário.
Muitas empresas usam processos manuais para cadastrar seus clientes e fornecedores e gastam muitas horas verificando o passado de cada parceiro de negócio, isto é, precisam se certificar que toda a documentação está em dia.
Este processo pode ser automatizado ou robotizado deixando que o software verifique boa parte das informações cadastrais.
Um processo de cadastro automatizado pode reduzir em até 4 vezes o tempo médio de inclusão de um novo fornecedor ou cliente.
Além disso, com um software de automação é possível atender melhor os aspectos da LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.
O QUE É UM WORKFLOW DE CADASTRO?
Um Fluxo de Trabalho é o conjunto de etapas necessárias para se automatizar os processos de cadastros, usando regras definidas e permitindo que todos os envolvidos sejam informados sobre suas atividades.
Segue, alguns exemplos de uso de workflow, no dia a dia, de uma central de cadastros:
- Cadastro de Clientes e Fornecedores.
- Padronização Descritiva de Materiais.
- Aprovação de crédito.
- Envio de e-mails para parceiros com leitura automática das respostas.
- Rotinas de validação para bloquear um determinado registro.
- Atualização tributária.
- Aprovação de Preços.
- Aprovação de status de um material.
COMO FUNCIONA O BACKGROUND CHECK NO PROCESSO DE CADASTRO?
Background Check é um processo de verificação de antecedentes de uma pessoa ou entidade.
É um processo pelo qual podemos obter informações fiscais, financeiras, comerciais e criminais sobre uma pessoa, grupo de pessoas, empresas ou instituições em geral.
Um dos objetivos da verificação é aumentar o compliance das operações e evitar a realização de negócios duvidosos.
O background check automatizado (RPA) amplia de forma segura a quantidade e qualidade dos atributos coletados dos parceiros de negócios.
Além de reduzir os riscos de digitação incorreta, a incorporação de rotinas de check em uma central de cadastros permite que a empresa possa tomar melhores decisões de negócios abortando operações duvidosas.
COMO AUTOMATIZAR O PROCESSO DE CADASTRO NA MINHA EMPRESA?
Uma das formas é a contratação de uma equipe de desenvolvedores para construir todos os workflows e regras de automação para a sua empresa, porém este é um processo caro e demorado.
Um caminho mais prático e eficiente é utilizar uma solução especializada para automação de processos de cadastros.
O 4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.
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