A importância do gerenciamento de dados

Dados mestres são registros fundamentais nas empresas modernas. São exemplos: Clientes, Fornecedores, Materiais, Unidades de Medida, Colaboradores, etc.

MDM, Master Data Management (Gerenciamento de Dados Mestres), não deve ser resumido, apenas, como mais um método e sim como um agrupamento de boas práticas de gestão, visando aumentar a eficiência na execução das atividades empresariais.

POR QUE DEVEMOS ADOTAR A GESTÃO DE DADOS MESTRES?

Na ausência de uma correta governança de dados mestres, uma empresa tem dificuldades em realizar novas aquisições, perdem dinheiro por não terem os cadastros de clientes atualizados.

O alto volume de dados e a complexidade de uma economia digital empurra as empresas para a adoção de novas tecnologias e processos que permitam aprimorar as suas operações.

A criação ou alteração de um cadastro não é uma atividade final, mas é um processo meio que se torna imprescindível para alcançar os objetivos de negócios.

Uma organização moderna tem inúmeros solicitantes de novos cadastros (vendas, compras, manutenção, etc.), além de um grande número de agentes que participam deste processo (fiscal, jurídico, marketing, etc.).

Para organizar todo esse fluxo, é importante que a central de cadastros seja regida pela disciplina de governança de dados mestres.

O QUE É MDM?

Com a digitalização da economia tornou-se, excessivamente, custoso manter uma central de cadastros que opere sem padrões claros e a não observância às regras de governança de dados.

Um bom conjunto de dados mestres permite a realização de análises e a determinação da estratégia de nossa companhia, por isso, é fundamental que os dados mestres sejam únicos, completos e coerentes.

Segundo a Wikipedia, MDM compreende:

Um conjunto de processos e ferramentas que definem consistentemente e gerenciam os dados mestres (i.e. não transacionais) de uma organização (que pode conter dados referenciais). MDM tem o objetivo de prover processos para coletar, agregar, combinar, consolidar, garantir a qualidade, persistir e distribuir estes dados a toda a organização para garantir a consistência e o controle nas futuras manutenções e uso desta informação.

QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS PROBLEMAS DE UMA CENTRAL DE CADASTROS?

Quando discutimos sobre dados mestres podemos elencar as seguintes dores:

  • Por falhas sistêmicas ou de treinamento novos dados são inseridos incorretamente nos cadastros gerando muitos problemas operacionais.
  • Os cadastros, gradualmente, vão ficando desatualizados, pela ausência de um processo periódico de validação.
  • O volume de cadastros é muito alto, impedindo a realização de ajustes manuais.
  • Os governos exigem uma série de ações para a obtenção e organização dos dados tornando todo o processo ainda mais complexo.

QUAIS OS PRINCIPAIS PONTOS PARA INICIAR A GOVERNANÇA DE DADOS NA MINHA EMPRESA?

Para uma boa governança de cadastros é necessário entender alguns aspectos fundamentais:

  • A TI não é a responsável por dados. Os dados são de responsabilidade da área de negócios.
  • A área de negócios deve participar, ativamente, da escolha de um software de MDM.
  • O ERP de sua empresa não deve ser sua fonte primária de dados mestres.
  • Envolver todos os usuários e departamentos na definição dos processos.

O ESG (environmental, social and corporate governance) chegou e o gestor de dados mestres deve repensar se os seus processos estão adequados para essa nova realidade.

Para aprimorar a governança é importante automatizar processos para garantir a lisura e idoneidade dos parceiros de negócios, bem como, implementar a padronização do cadastro de produtos.

Além disso, é importante, que os dados mestres não sejam mais considerados como dados fixos, isto é, atualizados, apenas, em momentos específicos como na inclusão de um novo cliente. Uma empresa moderna precisa garantir que suas soluções mantenham os cadastros atualizados, constantemente, e com a mínima intervenção manual.

Neste vídeo abordamos como uma empresa pode estruturar sua central de cadastros.

COMO ESCOLHER O SOFTWARE PARA A MINHA CENTRAL DE CADASTROS?

Uma central de cadastros não deve ser um agrupamento de pessoas visando reduzir custos, mas sim um poderoso instrumento para garantir o compliance das operações e melhorar a qualidade dos dados mestres que suportam os processos de vendas e compras das organizações.

Para podermos estruturar a nossa central de cadastros, além de pessoas competentes precisamos organizar os processos e escolher um software adequado.

A grande dificuldade da gestão de dados mestres é que os atributos estão espalhados por toda a organização. Seja com dados estruturados em diversos sistemas (ERP, CRM, etc.) ou com dados não estruturados (em documentos, e-mails, planilhas, etc.).

software de MDM deve permitir a criação dos mais variados cenários de negócios e com o armazenamento de um número quase infinito de atributos.

Um MDM estático sem a capacidade de se conectar com outros aplicativos tornar-se-a, apenas, um fardo para a organização, pois com o tempo haverá deterioração na qualidade dos dados.

O software deve oferecer:

  • Alta escalabilidade.
  • Segurança e desempenho.
  • Facilidade de aprendizado.
  • Facilidade de manutenção e desenvolvimento.

Verifique os seguintes pontos durante a aquisição do sistema:

  1. Podemos construir diversos cenários de negócios na plataforma MDM?
  2. Podemos construir diversas etapas com controle por perfil de acesso?
  3. Existe controle de SLA (prazo) para cada cenário de negócio distinto?
  4. Existe uma função de auditoria, que permita localizar e identificar quem executou cada uma das etapas?
  5. Podemos adicionar diversas regras de governança durante o fluxo de cadastro?
  6. Podemos criar dependências e sequenciamento entre os diversos fluxos?

COMO AUTOMATIZAR O PROCESSO DE CADASTRO NA MINHA EMPRESA?

Um caminho mais prático e eficiente é utilizar uma solução especializada para automação de processos de cadastros.

4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.

Se você quiser conhecer um pouco mais sobre o 4MDG (sem compromisso) pode mandar um e-mail para [email protected] ou falar com a nossa equipe (11) 4113-2510.

É isso! Bons negócios!

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