Automação de Cadastros 

Quase todas as grandes e médias empresas estruturaram suas centrais de serviços compartilhados, também conhecidas pela sigla CSC.

Um dos pontos mais importantes em uma CSC é a gestão de cadastros. Uma empresa moderna precisa gerenciar centenas ou milhares de cadastros de clientes, produtos e fornecedores.

Com a automação da central de cadastros é possível reduzir custos e riscos na gestão dos principais dados de uma empresa.

PARA QUE SERVE A AUTOMAÇÃO DE CADASTROS?

O objetivo da automação é reduzir o trabalho humano durante o processo de cadastro de uma grande e media empresa.

Através da tecnologia é possível obter informações de clientes e fornecedores, bem como, aplicar regras de padronização de produtos.

QUAIS SÃO OS BENEFÍCIOS DA AUTOMAÇÃO CADASTRAL?

Um processo automatizado de verificações pode reduzir em até 75% o tempo gasto para a realização de um cadastro de cliente ou fornecedor.

Um bom cadastro, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.

Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.

Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.

A automação cadastral produz diversos benefícios:

  • Redução de custos.
  • Diminuição do trabalho repetitivo.
  • Redução do número de erros.
  • Maior agilidade nos processos.
  • Melhoria da qualidade dos dados.
  • Aumento do compliance das operações.

COMO FUNCIONA O ONBOARDING DE CLIENTES E FORNECEDORES?

O onboarding de parceiros é um conjunto de procedimentos que envolve todas as etapas iniciais de contato de um eventual parceiro de negócios com a sua empresa.

Através de um processo claro e documentado, o parceiro é guiado em sua jornada até o efetivo início da transação comercial. Estes passos podem ser executados com o uso de tecnologia, mas sem esquecer do contato humano quando necessário.

Muitas empresas usam processos manuais para cadastrar seus clientes e fornecedores e gastam muitas horas verificando o passado de cada parceiro de negócio, isto é, precisam se certificar que toda a documentação está em dia.

Este processo pode ser automatizado ou robotizado deixando que o software verifique boa parte das informações cadastrais.

Um processo de cadastro automatizado pode reduzir em até 4 vezes o tempo médio de inclusão de um novo fornecedor ou cliente.

Além disso, com um software de automação é possível atender melhor os aspectos da LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados.

O QUE É UM WORKFLOW DE CADASTRO?

Um Fluxo de Trabalho é o conjunto de etapas necessárias para se automatizar os processos de cadastros, usando regras definidas e permitindo que todos os envolvidos sejam informados sobre suas atividades.

Segue, alguns exemplos de uso de workflow, no dia a dia, de uma central de cadastros:

  1. Cadastro de Clientes e Fornecedores.
  2. Padronização Descritiva de Materiais.
  3. Aprovação de crédito.
  4. Envio de e-mails para parceiros com leitura automática das respostas.
  5. Rotinas de validação para bloquear um determinado registro.
  6. Atualização tributária.
  7. Aprovação de Preços.
  8. Aprovação de status de um material.

COMO FUNCIONA O BACKGROUND CHECK NO PROCESSO DE CADASTRO?

Background Check é um processo de verificação de antecedentes de uma pessoa ou entidade.

É um processo pelo qual podemos obter informações fiscais, financeiras, comerciais e criminais sobre uma pessoa, grupo de pessoas, empresas ou instituições em geral.

Um dos objetivos da verificação é aumentar o compliance das operações e evitar a realização de negócios duvidosos.

O background check automatizado (RPA) amplia de forma segura a quantidade e qualidade dos atributos coletados dos parceiros de negócios.

Além de reduzir os riscos de digitação incorreta, a incorporação de rotinas de check em uma central de cadastros permite que a empresa possa tomar melhores decisões de negócios abortando operações duvidosas.

COMO AUTOMATIZAR O PROCESSO DE CADASTRO NA MINHA EMPRESA?

Uma das formas é a contratação de uma equipe de desenvolvedores para construir todos os workflows e regras de automação para a sua empresa, porém este é um processo caro e demorado.

Um caminho mais prático e eficiente é utilizar uma solução especializada para automação de processos de cadastros.

4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.

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