Não existe fórmula mágica para acabar com os dados de baixa qualidade. O sucesso é construído dia após dia. Mas, sem uma diretriz clara não há esforço que permita mitigar os problemas com cadastros errados.
A idéia central deste artigo é estruturar quais são as principais fases para a melhoria dos cadastros dentro de uma organização.
Descoberta.
Não comece nada, sem antes identificar, quais são os problemas com os seus dados. Informações genéricas, do tipo, erro de digitação ou problemas na emissão de nota fiscal não servem.
Se sua organização não possuir uma solução de MDM (Master Data Management) ou uma ferramenta de Data Quality extraia os dados no excel e comece a identificar e quantificar os problemas, através de aplicações de fórmulas. Se o volume for muito grande, trabalhe com conceitos de amostragem.
No final deste processo você deverá possuir sentenças completas sobre os principais problemas, exemplo: X% dos clientes cadastros não possuem valores no campo CEP; X% dos materiais possuem descrições com menos de 20 caracteres; X% dos fornecedores não possuem um código de imposto.
O processo de descoberta é longo, você precisará pensar e descobrir quais as perguntas e fórmulas que serão aplicadas em sua base de dados (seja ela completa ou parcial).
Comunicar
Não avance para a próxima fase, sem antes comunicar suas descobertas. Estas informações devem ser consolidadas em uma apresentação e divulgada para os principais gestores.
Como você não usará mais “achismos” ou “frases feitas”, tal como: “nosso cadastro é ruim” e irá demonstrar, através de números os problemas enfrentados pela organização sua mensagem terá muito mais força.
Interagir
Se a empresa entendeu a sua mensagem é, bem provável, que eles vão solicitar um plano de ação.
A primeira coisa é entender, que não existe fórmula mágica, para resolver problemas de cadastros. É um trabalho conjunto entre pessoas e tecnologia.
Veja, quais os setores mais impactados com a baixa qualidade dos cadastros e solicite apoio. Informe para eles que certas correções serão manuais e serão necessárias pessoas engajadas para ajudar no projeto.
Não comece o seu projeto sem identificar, quais serão as pessoas e recursos que você terá a disposição para sanear, organizar e aprimorar os seus cadastros.
Executando o projeto
Geralmente suas ações estarão concentradas em dois pontos principais: Corrigir os problemas e evitar que eles voltem a ocorrer.
O primeiro ponto pode ser resolvido com algoritmos e correções manuais. O segundo, na maioria, das vezes é mais difícil, pois exige mudanças de comportamento e processo.
Mostre o resultado
Uma das coisas mais estranhas que tenho a oportunidade de presenciar como consultor em grandes e médias empresas é o fato de não documentarem os resultados obtidos com o projeto.
As pessoas se dedicam, investimentos são realizados e mudanças ocorrem, mas ao final do projeto no máximo uma “festinha” ou “happy hour”.
Todo, projeto deve ser encerrado com uma leitura dos resultados obtidos e não, apenas, com menções sobre objetivos intangíveis (ex: melhorar a experiência do usuário), mas sim com resultados numéricos claros (ex: redução de 10% em notas emitidas incorretamente).
Se ao final do projeto, sua organização não foi capaz de mensurar quais os ganhos reais, isto significa que a fase de descoberta não foi bem realizada.
Resumo
Descobrir, Comunicar, Interagir, Executar e mostrar estas são as etapas de todos bons projetos de Master Data Management.
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Bons negócios!
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