Realizamos um levantamento sobre o funcionamento das centrais de cadastros em grandes e médias empresas para medir qual o nível de maturidade e performance deste importante setor.
Neste texto exploraremos e debateremos os resultados deste levantamento.
A pesquisa contou com 42 respondentes.
Vamos para os resultados e aproveite para fazer o benchmarking com sua organização.
SETORES DE ATUAÇÃO.
A experiência prática demonstrava que o setor industrial era um dos mais ativos na gestão de dados mestres, com uma boa parte das empresas constituindo suas centrais de cadastros.
31% das respostas são de empresas da área industrial.
O segundo setor com mais respondentes é o de serviços, com um total de 19%.
Em seguida, temos varejo com 16% e farmacêutico com 11,9%.
CADASTRO DE FORNECEDORES.
Um terço das empresas leva de 1 a 5 dias para efetuar o cadastro de um fornecedor. Sendo que 9,5% levam mais de 5 dias para cadastrar um novo parceiro.
Um número interessante é que 26,2% das empresas gastam menos de 4 horas para o registro.
21,4% dos respondentes gastam mais de 4 horas, porém conseguem registrar o fornecedor no mesmo dia da abertura da solicitação.
Em quase todas as empresas (76%) o fluxo de cadastro exige a participação de mais de uma pessoa. Este número destaca a importância da implementação de workflows em grandes e médias empresas para organizar e agilizar o processo.
CADASTRO DE CLIENTES.
35,7% das organizações gastam de 1 a 5 dias para efetuar o cadastro de clientes produzindo um empate técnico com o registro de um fornecedor.
Apenas 19% não usam mais de uma pessoa durante o cadastro.
Em 9,5% dos casos, um fluxo de cliente passa por mais de 4 pessoas para a sua finalização.
Para entender como fazer um cadastro de clientes completo e automatizado recomendamos a leitura deste artigo: “Onboarding de Clientes”.
CADASTRO DE MATERIAIS (PRODUTOS).
O cadastro de materiais, normalmente, é o mais complexo na gestão de dados mestres. Quase todas as empresas enfrentam problemas com duplicidade de dados e na montagem das descrições.
Para conhecer um pouco mais sobre os desafios na gestão de produtos recomendo a leitura deste texto: “Os 4 maiores erros no cadastro de materiais”.
59,5% das empresas gastam entre 1 à 5 dias para finalizar o cadastro.
Seguindo a tendência dos outros dados mestres, o cadastro de produtos também exige a participação de uma equipe multissetorial.
78,6% responderam que o fluxo de material conta com a participação de mais de uma pessoa.
Cinco ou mais pessoas foi o que responderam 11,9% dos entrevistados.
Novamente, chama a atenção a importância da implementação de workflows para gerenciar os dados mestres. Empresas que não possuem workflows estabelecidos provavelmente sofrem impactos em seus processos.
Para saber um pouco mais sobre como a gestão por workflows pode ajudar a sua empresa, recomendo a leitura deste texto: “Gestão de cadastros por workflow”.
A padronização descritiva de materiais é adotada por 52,4% das empresas.
A Padronização de Descrição de Materiais, organiza o cadastro de produtos, facilitando a identificação e o cadastramento de itens. O objetivo é criar descrições de produtos consistentes a partir de regras pré-estabelecidas.
Com uma estrutura de características e valores, previamente definidas, as novas descrições são formadas usando regras concisas e não permitindo o uso de termos não autorizados.
Se tiver interesse em padronizar sua base de produtos para eliminar inconsistências conheça os serviços das 4MDG.
BACKGROUND-CHECK.
Background Check é um processo de verificação de antecedentes de uma pessoa ou entidade.
É um processo pelo qual podemos obter informações fiscais, financeiras, comerciais e criminais sobre uma pessoa, grupo de pessoas, empresas ou instituições em geral.
Um dos objetivos da verificação é aumentar o compliance das operações e evitar a realização de negócios duvidosos.
92% das empresas conferem o cartão CNPJ ou CPF durante o processo de cadastro.
Outra fonte pública bastante consultada é o Sintegra, com mais de 88% das empresas acionando essa fonte.
Outro número que chamou a atenção é que 42,9% executam análise creditícia.
Somente, 21,4% das empresas usam mecanismos automatizados de background-check mostrando haver um potencial enorme para melhorar o compliance da organização e reduzir custos com processos manuais.
Para entender um pouco mais sobre o processo recomendo a leitura do texto: “O que é background-check”.
Se sua central de cadastros ainda não é automatizada conheça a plataforma 4MDG com pacotes a partir de R$ 900,00.
Um número surpreendente é que 28,6% das empresas realizam a reverificação de dados de clientes e fornecedores somente quando ocorre um problema ou solicitação de usuário.
Uma parte das empresas precisa implementar processos de reverificação automática de clientes e fornecedores para mitigar riscos legais e fiscais.
SOFTWARE DE AUTOMAÇÃO DE CENTRAL DE CADASTRO
Somente 26,2% das organizações usam um software de MDM Multidomínio demonstrando que ainda há um longo caminho para a digitalização das centrais de cadastros.
38,1% das empresas não usam nenhum software de apoio, concentrando todo o trabalho no ERP.
O objetivo da automação é reduzir o trabalho humano durante o processo de cadastro de uma grande e media empresa.
Através da tecnologia é possível obter informações de clientes e fornecedores, bem como, aplicar regras de padronização de produtos.
Um processo automatizado de verificações pode reduzir em até 75% o tempo gasto para a realização de um cadastro de cliente ou fornecedor.
Um bom cadastro, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.
Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.
Outros números impressionantes é que 7,1% dos respondentes armazenam os comprovantes fiscais no e-mail e 16,7% armazenam em pastas nos computadores aumentando o risco de perda ou vazamento de informações.
DESEMPENHO DA CENTRAL DE CADASTROS.
Os respondentes avaliaram o desempenho de suas centrais de cadastros onde a nota 1 significa baixa automação e muitos processos manuais e a nota 5 corresponde a alta automação com uso de plataformas especialistas.
35,7% escolheram a nota 3 para avaliar a sua central de cadastro.
Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.
A automação cadastral produz diversos benefícios:
- Redução de custos.
- Diminuição do trabalho repetitivo.
- Redução do número de erros.
- Maior agilidade nos processos.
- Melhoria da qualidade dos dados.
- Aumento do compliance das operações.
Uma das formas é a contratação de uma equipe de desenvolvedores para construir todos os workflows e regras de automação para a sua empresa, porém este é um processo caro e demorado.
Um caminho mais prático e eficiente é utilizar uma solução especializada para automação de processos de cadastros.
O 4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.
É isso! Bons negócios!
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