O que é governança de cadastro de fornecedores?

A Governança de Cadastro de Fornecedores é um processo de gerenciamento especialmente voltado para a qualidade dos dados referentes aos fornecedores, com a finalidade de se obter maior eficiência e garantir a qualidade nas negociações das empresas.

Esta governança é importante pois não apenas porque garante a qualidade de informações dos fornecedores, mas também assegura que todos as informações relativas ao cadastro sejam precisas, atualizadas e adequadas para fins de negociação e pagamento.

Após a criação de um cadastro de fornecedores confiável, as empresas podem ter uma maior segurança ao definir estratégias de parcerias futuras.

Além disso, possibilita agilizar processos burocráticos nas negociações, dar maior eficácia, trazer maior segurança nas aquisições, gerar controle de qualidade das operações e minimizar a interferência de processos manuais.

O QUE É HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES?

A homologação de fornecedores é um processo importante para garantir que os fornecedores de uma empresa atendam aos padrões de qualidade e segurança necessários.

Isso permite que a empresa tenha certeza de que está trabalhando com fornecedores confiáveis e que seus produtos e serviços atendam aos seus próprios padrões de qualidade.

Além disso, a homologação de fornecedores também pode ajudar a empresa a garantir que seus fornecedores cumpram com regulamentações e leis relevantes, o que pode ajudar a evitar problemas legais no futuro.

Em resumo, a homologação de fornecedores é importante para garantir que a empresa tenha acesso a fornecedores confiáveis e de qualidade, o que pode ajudar a garantir o sucesso da empresa.

QUAL A IMPORTÂNCIA DE HOMOLOGAR UM FORNECEDOR?

A homologação de um fornecedor é importante por vários motivos. Em primeiro lugar, a homologação permite que a empresa que está adquirindo produtos ou serviços do fornecedor avalie a solvência e a capacidade do fornecedor de cumprir com as suas obrigações.

Isso é importante para garantir que a empresa tenha acesso a produtos e serviços de qualidade e que possa contar com o fornecedor para cumprir com os prazos e entregas estabelecidos.

Além disso, a homologação também permite que a empresa negocie os termos e condições do contrato com o fornecedor de forma mais consciente e eficiente. Isso é importante para garantir que a empresa obtenha o melhor negócio possível e que os riscos envolvidos no relacionamento com o fornecedor sejam minimizados.

Por fim, a homologação também é importante para garantir a conformidade com normas e regulamentações relevantes. Muitas vezes, é necessário que o fornecedor apresente certificados e outros documentos que comprovem que os produtos ou serviços oferecidos estão de acordo com as normas e regulamentações aplicáveis. A homologação permite que a empresa avalie esses documentos e garanta que o fornecedor está cumprindo com todas as exigências legais.

QUAIS OS IMPACTOS NEGATIVOS DA OPERAÇÃO COM UM FORNECEDOR NÃO HOMOLOGADO?

A operação com um fornecedor não homologado pode ter diversos impactos negativos para a empresa. Em primeiro lugar, a empresa pode adquirir produtos ou serviços de baixa qualidade, o que pode prejudicar a reputação da empresa e causar prejuízos financeiros.

Além disso, a empresa também pode enfrentar problemas com o cumprimento de prazos e entregas, o que pode prejudicar a sua capacidade de atender aos clientes e causar outros problemas.

Além disso, a operação com um fornecedor não homologado também pode levar a problemas de conformidade com normas e regulamentações relevantes.

Se o fornecedor não estiver em conformidade com as normas e regulamentações aplicáveis, a empresa também pode ser responsabilizada e enfrentar sanções e outras consequências negativas.

Por fim, a operação com um fornecedor não homologado também pode levar a problemas financeiros e de crédito para a empresa. Se o fornecedor não for solvável ou tiver problemas financeiros, a empresa pode enfrentar dificuldades para receber os pagamentos e isso pode prejudicar a sua situação financeira.

Por isso, é importante sempre homologar um fornecedor antes de iniciar qualquer operação com ele.

QUAIS AS PRINCIPAIS CONSULTAS REALIZADAS PARA HOMOLOGAR UM FORNECEDOR?

As principais consultas realizadas durante o processo de homologação de um fornecedor podem variar de acordo com a empresa e o tipo de produto ou serviço fornecido pelo fornecedor. No entanto, em geral, as empresas podem realizar consultas a várias fontes para obter informações sobre o fornecedor, como por exemplo:

• Dados cadastrais do fornecedor, como endereço, telefone, e-mail, CNPJ, etc.
• Referências de outras empresas que já trabalharam com o fornecedor.
• Informações sobre o histórico de qualidade e segurança dos produtos ou serviços fornecidos pelo fornecedor.
• Certificações e licenças relevantes para o tipo de produto ou serviço fornecido pelo fornecedor.
• Dados financeiros do fornecedor, como balanço patrimonial, demonstração de resultados, etc.

Essas são apenas algumas das consultas que podem ser realizadas durante o processo de homologação de fornecedores. A empresa pode realizar outras consultas adicionais, dependendo de suas necessidades e requisitos específicos.

QUAIS SÃO OS PRINCIPAIS DOCUMENTOS EXIGIDOS DE UM FORNECEDOR DURANTE UM PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO?

Os principais documentos exigidos de um fornecedor durante um processo de homologação podem variar de acordo com a empresa que está realizando a homologação e com o tipo de produtos ou serviços que serão adquiridos. Em geral, alguns dos documentos que podem ser solicitados incluem:

• Contrato Social
• Certificados de qualidade, se aplicável
• Certificados de conformidade com normas e regulamentações relevantes
• Balanços financeiros e relatórios contábeis do fornecedor
• Referências de outros clientes ou parceiros comerciais do fornecedor
• Garantias e seguros, se aplicável

Além desses documentos, também é comum que seja solicitada uma proposta comercial do fornecedor, incluindo informações sobre preços, prazos de entrega, condições de pagamento e outros detalhes relevantes.

É importante que o fornecedor esteja preparado para fornecer todos os documentos necessários para facilitar o processo de homologação.

QUANTO TEMPO DEMORA A HOMOLOGAÇÃO DE UM FORNECEDOR?

O tempo que leva para homologar um fornecedor pode variar bastante, dependendo de diversos fatores, como a complexidade do processo de homologação, a disponibilidade de documentos e informações do fornecedor, e a capacidade da empresa de analisar e avaliar essas informações.

Em geral, o processo de homologação pode levar de alguns dias a algumas semanas, dependendo das circunstâncias.

É importante que o fornecedor esteja preparado para colaborar com a empresa durante o processo de homologação para acelerar o processo e garantir que tudo ocorra de forma rápida e eficiente.

Se você quiser explorar mais esse tema recomendamos a leitura da pesquisa de desempenho realizada pela 4MDG com mais de 40 empresas onde medimos o tempo médio de um cadastro de fornecedor.

Clique aqui para acessar a pesquisa de desempenho.

QUAIS OS SETORES RESPONSÁVEIS PELA HOMOLOGAÇÃO DE UM FORNECEDOR?

A homologação de um fornecedor é geralmente realizada pelo setor de compras da empresa que pretende adquirir produtos ou serviços do fornecedor. Esse setor é responsável por avaliar a solvência do fornecedor, bem como sua capacidade de cumprir com os prazos e entregas estabelecidos.

Além disso, o setor de compras também é responsável por negociar os termos e condições do contrato com o fornecedor e por realizar o acompanhamento das entregas e pagamentos.

É importante lembrar que a homologação de um fornecedor pode envolver outros setores da empresa, dependendo do tipo de produtos ou serviços que serão adquiridos. Por exemplo, o setor financeiro pode ser responsável por avaliar a situação financeira do fornecedor, enquanto o setor de qualidade pode avaliar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pelo fornecedor.

QUAIS OS IMPACTOS DA ESG NA HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES?

ESG (sigla em inglês para “Meio Ambiente, Social e Governança”) são os critérios usados para avaliar o desempenho das empresas em termos de responsabilidade ambiental, social e de governança corporativa. A ESG tem cada vez mais se tornado um fator importante na avaliação do desempenho das empresas e na tomada de decisões de investimento.

Quando se trata da homologação de fornecedores, a ESG pode ter um impacto significativo na forma como as empresas avaliam e selecionam seus fornecedores. Muitas empresas agora levam em consideração o desempenho da ESG dos fornecedores na hora de decidir se vão trabalhar com eles ou não. Isso pode incluir avaliar se os fornecedores têm práticas de gestão ambiental responsável, se respeitam os direitos humanos e se têm uma governança corporativa sólida.

Além disso, a ESG também pode ter um impacto nas exigências e requisitos que as empresas estabelecem para seus fornecedores. Por exemplo, uma empresa pode exigir que os fornecedores tenham certas certificações de sustentabilidade ou que adotem práticas de gestão ambiental específicas. Isso pode ajudar a garantir que os fornecedores da empresa atendam aos padrões de ESG da própria empresa.

Em resumo, a ESG tem cada vez mais se tornado um fator importante na homologação de fornecedores, e pode influenciar tanto na forma como as empresas avaliam e selecionam seus fornecedores quanto nas exigências e requisitos que estabelecem para eles.

COMO AVALIAR MEUS FORNECEDORES CRIANDO UM SISTEMA DE PONTUAÇÃO?

Para montar um sistema de pontuação para a homologação de fornecedores, é importante seguir alguns passos importantes:

1. Defina os critérios de avaliação: antes de começar a pontuar os fornecedores, é importante estabelecer os critérios que serão utilizados para avaliá-los. Isso pode incluir aspectos como a qualidade dos produtos, a pontualidade na entrega, a flexibilidade no atendimento ao cliente e o preço dos produtos.

• Estabeleça uma escala de pontuação: depois de definir os critérios de avaliação, é importante estabelecer uma escala de pontuação para cada um deles. Por exemplo, se um fornecedor for considerado excelente em termos de qualidade, poderá receber 5 pontos. Se for regular, poderá receber 3 pontos, e assim por diante.
• Faça a avaliação dos fornecedores com base nos critérios definidos e atribua a pontuação correspondente a cada um deles.
• Defina um limite mínimo de pontuação para que um fornecedor seja considerado homologado. Por exemplo, se o limite for de 70 pontos, os fornecedores que obtiverem 70 pontos ou mais serão considerados homologados.

QUAIS OS PRINCIPAIS INDICADORES PARA DEFINIR UM BOM FORNECEDOR?

Existem diversos indicadores que podem ser usados para definir um bom fornecedor. Alguns exemplos incluem:

• Solvência financeira: um fornecedor solvável é capaz de cumprir com as suas obrigações financeiras e tem recursos suficientes para continuar operando de forma saudável. É importante avaliar a solvência do fornecedor através de indicadores como a razão de solvência, o índice de liquidez corrente e outros.
• Capacidade de entrega: um fornecedor com boa capacidade de entrega é capaz de cumprir com os prazos e entregas estabelecidos de forma consistente e confiável. É importante avaliar a capacidade de entrega do fornecedor através de referências de outros clientes e parceiros comerciais, bem como por meio de visitas ao local de produção e outras formas de verificação.
• Qualidade dos produtos ou serviços: um fornecedor com boa qualidade oferece produtos ou serviços que atendem ou excedem as expectativas dos clientes e cumprem com as normas e regulamentações aplicáveis. É importante avaliar a qualidade dos produtos ou serviços do fornecedor através de testes e verificações, bem como por meio de certificados e outros documentos que comprovem a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos.
• Reputação no mercado: um fornecedor com boa reputação no mercado é reconhecido por outros clientes e parceiros comerciais como confiável e consistente.
• Flexibilidade e capacidade de adaptação: um fornecedor flexível e capaz de se adaptar às mudanças do mercado e às necessidades da empresa é mais provável de ser um bom parceiro comercial.

COMO CALCULAR A SOLVÊNCIA DE UM FORNECEDOR?

Para calcular a solvência de um fornecedor, você pode usar a razão entre o ativo e o passivo, também conhecida como razão de solvência. Para calcular esta razão, basta dividir o ativo total do fornecedor pelo seu passivo total. Quanto maior a razão de solvência, mais solvável é o fornecedor.

Existem diversos indicadores que podem ser usados para avaliar a solvência de um fornecedor. Alguns exemplos incluem:

• O índice de liquidez corrente, que é a relação entre o ativo circulante e o passivo circulante do fornecedor. Este indicador mostra quanto o fornecedor é capaz de pagar suas dívidas de curto prazo com os ativos que possui.
• O índice de liquidez geral, que é a relação entre o ativo total e o passivo total do fornecedor. Este indicador mostra quanto o fornecedor é capaz de pagar todas as suas dívidas com os ativos que possui.
• O índice de endividamento, que é a relação entre o passivo total e o patrimônio líquido do fornecedor. Este indicador mostra quanto o fornecedor está endividado em relação ao seu patrimônio líquido.
• Além desses indicadores, também é importante avaliar a situação financeira do fornecedor através de relatórios contábeis e financeiros, bem como considerar outros fatores, como a reputação do fornecedor no mercado e sua capacidade de cumprir com prazos e entregas.

COMO CALCULAR A LIQUIDEZ CORRENTE DE UM FORNECEDOR?

Para calcular a liquidez corrente de um fornecedor, basta dividir o ativo circulante pelo passivo circulante.

O ativo circulante inclui os ativos que o fornecedor tem disponíveis para converter em dinheiro em um curto período, enquanto o passivo circulante inclui as dívidas que o fornecedor tem que pagar no mesmo período.

Uma regra geral é que um fornecedor é considerado com boa solvência se a sua liquidez corrente for superior a 1.

Isso significa que o fornecedor tem recursos suficientes para pagar suas dívidas de curto prazo. No entanto, é importante lembrar que esta é apenas uma regra geral e que a solvência de um fornecedor pode ser avaliada de várias maneiras.

É sempre importante avaliar a situação financeira do fornecedor de forma completa antes de tomar qualquer decisão.

COMO DEFINIR UMA CATEGORIZAÇÃO DE FORNECEDORES?

Uma categorização de fornecedores pode ser definida como um sistema de classificação que divide os fornecedores em diferentes grupos ou categorias, de acordo com critérios pré-determinados, como o tipo de produto ou serviço oferecido, a localização geográfica, o tamanho da empresa, o nível de confiabilidade ou o nível de preço.

Essa categorização é usada para facilitar a seleção e gestão dos fornecedores, garantindo a escolha de parceiros de negócios confiáveis e adequados às necessidades da empresa.

Algumas possíveis categorias de fornecedores incluem:

1. Fornecedores de matérias-primas: que fornecem os insumos necessários para a produção de produtos ou serviços.
2. Fornecedores de produtos acabados: que fornecem produtos já prontos e prontos para serem vendidos ao consumidor final.
3. Fornecedores de serviços: que fornecem serviços, como manutenção, reparos, transporte ou outros tipos de serviços.
4. Fornecedores locais: que estão localizados na mesma região que a empresa, facilitando o acesso e a logística.
5. Fornecedores internacionais: que estão localizados em outros países e que podem oferecer produtos ou serviços exclusivos ou mais competitivos em termos de preço.
6. Fornecedores de baixo custo: que oferecem produtos ou serviços a preços mais baixos do que a concorrência, mas podem comprometer a qualidade.
7. Fornecedores de alta qualidade: que oferecem produtos ou serviços de alta qualidade, mas que podem ter preços mais elevados do que a concorrência.

EXISTE ALGUMA CLASSIFICAÇÃO INTERNACIONAL PARA FORNECEDORES?

Sim, existem várias classificações internacionais para fornecedores, dependendo do tipo de produto ou serviço que eles oferecem. Algumas dessas classificações incluem:

• A classificação ISO 9000 para fornecedores de produtos e serviços, que é uma norma internacional que define os requisitos para sistemas de gestão da qualidade em empresas de todos os tamanhos e tipos.
• A classificação Dun & Bradstreet (D&B) para fornecedores comerciais, que é uma avaliação independente da capacidade financeira e do desempenho comercial de uma empresa.
• A classificação SBA (Small Business Administration) para pequenos fornecedores, que é um programa do governo dos EUA que oferece assistência e incentivos financeiros para pequenas empresas.
• A classificação GSA (General Services Administration) para fornecedores do governo dos EUA, que é uma agência do governo que gerencia contratos e aquisições para o governo federal.

Essas são apenas algumas das classificações internacionais disponíveis para fornecedores. É importante lembrar que cada classificação tem seus próprios critérios e processos de avaliação, e é importante entender esses detalhes antes de se candidatar a qualquer uma dessas classificações.

QUAIS OS RISCOS PARA UMA EMPRESA BRASILEIRA QUE NEGOCIA COM UM FORNECEDOR INIDÔNEO?

Existem vários riscos para uma empresa brasileira que negocia com um fornecedor inidôneo. Alguns desses riscos incluem:

• Problemas com a qualidade dos produtos ou serviços fornecidos, o que pode levar a reclamações de clientes e perda de confiança no mercado.
• Atrasos na entrega dos produtos ou serviços, o que pode afetar a capacidade da empresa de cumprir com seus compromissos com os clientes e gerar prejuízos financeiros.
• Problemas com a segurança dos produtos ou serviços, o que pode levar a acidentes ou danos ao consumidor e gerar responsabilidade legal para a empresa.
• Problemas com a documentação e a conformidade regulatória, o que pode resultar em multas e outras sanções legais.

QUAIS SÃO AS PRINCIPAIS CERTIDÕES NEGATIVAS EMITIDAS PELO GOVERNO BRASILEIRO PARA EMPRESAS?

Existem diversas certidões negativas emitidas pelo governo brasileiro para empresas, cada uma delas com um propósito específico. Algumas das principais certidões negativas incluem:

• Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT): é emitida pelo Ministério do Trabalho e Emprego e comprova que a empresa não tem débitos trabalhistas pendentes.
• Certidão Negativa de Débitos Tributários (CNDT): é emitida pelo Departamento de Recuperação de Ativos e Cooperação Internacional da Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) e comprova que a empresa não tem débitos tributários pendentes.

• Certidão Negativa de Débitos Previdenciários (CNDP): é emitida pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e comprova que a empresa não tem débitos previdenciários pendentes.
• Certidão Negativa de Débitos do FGTS (CNDF): é emitida pela Caixa Econômica Federal e comprova que a empresa não tem débitos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) pendentes.

Essas certidões são emitidas pelos órgãos competentes e servem como comprovação de que a empresa não possui débitos relacionados aos tributos e obrigações trabalhistas mencionados.

O QUE É BACKGROUND CHECK?

Background Check é um processo de verificação de antecedentes de uma pessoa ou entidade.

É um processo pelo qual podemos obter informações fiscais, financeiras, comerciais e criminais sobre uma pessoa, grupo de pessoas, empresas ou instituições em geral.

Um dos objetivos da verificação é aumentar o compliance das operações e evitar a realização de negócios duvidosos.

Com o avanço da transformação digital e do crescimento exponencial dos negócios online tornou-se fundamental o combate às fraudes e o background check é umas das principais ferramentas para este fim.

O background check é inserido dentro de uma série de práticas das empresas: KYC (Know your customer) , Due Dilligence e programas de prevenção às fraudes.

COMO DEFINIR UM WORKFLOW PARA HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDOR?

A definição de um workflow para homologação de fornecedor varia de acordo com as necessidades e os processos internos de cada empresa.

No entanto, existem algumas etapas comuns que podem ser incluídas nesse processo.

Em primeiro lugar, é importante identificar e definir os critérios que serão utilizados para avaliar os fornecedores, como qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, prazos de entrega, preços e condições de pagamento, entre outros.

Em seguida, é preciso reunir todos os documentos e informações necessárias para realizar a análise dos fornecedores, como certidões negativas, referencias de outros clientes e propostas comerciais.

Depois, os fornecedores devem ser avaliados e comparados de acordo com os critérios definidos, e os melhores devem ser selecionados e convidados para participar do processo de homologação.

Por fim, os fornecedores selecionados devem assinar contratos ou acordos comerciais que estabeleçam as condições e obrigações de ambas as partes.

É importante lembrar que o workflow para homologação de fornecedor deve ser revisado e atualizado regularmente para garantir a eficiência do processo.

COMO O 4MDG PODE APOIAR O PROCESSO DE HOMOLOGAÇÃO DE UM FORNECEDOR?

Um software de gerenciamento de dados mestre (MDM, na sigla em inglês) pode apoiar o processo de homologação de um fornecedor de diversas maneiras.

Em primeiro lugar, o 4MDG pode ser utilizado para reunir e armazenar todos os dados relevantes sobre os fornecedores, de forma segura e organizada.

Isso facilita a avaliação e comparação dos fornecedores e permite acessar as informações rapidamente quando necessário.

Além disso, o 4MDG pode ser utilizado para criar e gerenciar as etapas do processo de homologação, como a definição dos critérios de avaliação, a seleção dos fornecedores e a assinatura dos contratos ou acordos comerciais.

Isso ajuda a garantir que o processo de homologação seja realizado de forma eficiente e eficaz.

Por fim, pode ser utilizado para monitorar e avaliar o desempenho dos fornecedores homologados, permitindo identificar eventuais problemas ou oportunidades de melhoria.

Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.

A automação cadastral produz diversos benefícios:

• Redução de custos.
• Diminuição do trabalho repetitivo.
• Redução do número de erros.
• Maior agilidade nos processos.
• Melhoria da qualidade dos dados.
• Aumento do compliance das operações.

O 4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.

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