PESQUISA: Desempenho de Centrais de Cadastros

Realizamos um levantamento sobre o funcionamento das centrais de cadastros em grandes e médias empresas para medir qual o nível de maturidade e performance deste importante setor.

Neste texto exploraremos e debateremos os resultados deste levantamento.

A pesquisa contou com 42 respondentes.

Vamos para os resultados e aproveite para fazer o benchmarking com sua organização.

SETORES DE ATUAÇÃO.

A experiência prática demonstrava que o setor industrial era um dos mais ativos na gestão de dados mestres, com uma boa parte das empresas constituindo suas centrais de cadastros.

31% das respostas são de empresas da área industrial.

O segundo setor com mais respondentes é o de serviços, com um total de 19%.

Em seguida, temos varejo com 16% e farmacêutico com 11,9%.

CADASTRO DE FORNECEDORES.

Um terço das empresas leva de 1 a 5 dias para efetuar o cadastro de um fornecedor. Sendo que 9,5% levam mais de 5 dias para cadastrar um novo parceiro.

Um número interessante é que 26,2% das empresas gastam menos de 4 horas para o registro.

21,4% dos respondentes gastam mais de 4 horas, porém conseguem registrar o fornecedor no mesmo dia da abertura da solicitação.

Em quase todas as empresas (76%) o fluxo de cadastro exige a participação de mais de uma pessoa. Este número destaca a importância da implementação de workflows em grandes e médias empresas para organizar e agilizar o processo.

CADASTRO DE CLIENTES.

35,7% das organizações gastam de 1 a 5 dias para efetuar o cadastro de clientes produzindo um empate técnico com o registro de um fornecedor.

Apenas 19% não usam mais de uma pessoa durante o cadastro.

Em 9,5% dos casos, um fluxo de cliente passa por mais de 4 pessoas para a sua finalização.

Para entender como fazer um cadastro de clientes completo e automatizado recomendamos a leitura deste artigo: “Onboarding de Clientes”.

CADASTRO DE MATERIAIS (PRODUTOS).

O cadastro de materiais, normalmente, é o mais complexo na gestão de dados mestres. Quase todas as empresas enfrentam problemas com duplicidade de dados e na montagem das descrições.

Para conhecer um pouco mais sobre os desafios na gestão de produtos recomendo a leitura deste texto: “Os 4 maiores erros no cadastro de materiais”.

59,5% das empresas gastam entre 1 à 5 dias para finalizar o cadastro.

Fonte: Tempo gasto para efetuar o cadastro / Pesquisa interna 4MDG

Seguindo a tendência dos outros dados mestres, o cadastro de produtos também exige a participação de uma equipe multissetorial.

78,6% responderam que o fluxo de material conta com a participação de mais de uma pessoa.

Cinco ou mais pessoas foi o que responderam 11,9% dos entrevistados.

Novamente, chama a atenção a importância da implementação de workflows para gerenciar os dados mestres. Empresas que não possuem workflows estabelecidos provavelmente sofrem impactos em seus processos.

Para saber um pouco mais sobre como a gestão por workflows pode ajudar a sua empresa, recomendo a leitura deste texto: “Gestão de cadastros por workflow”.

A padronização descritiva de materiais é adotada por 52,4% das empresas.

Padronização de Descrição de Materiais, organiza o cadastro de produtos, facilitando a identificação e o cadastramento de itens. O objetivo é criar descrições de produtos consistentes a partir de regras pré-estabelecidas.

Com uma estrutura de características e valores, previamente definidas, as novas descrições são formadas usando regras concisas e não permitindo o uso de termos não autorizados.

Fonte: Quantidade de empresas que usam PDM / Pesquisa interna 4MDG

Se tiver interesse em padronizar sua base de produtos para eliminar inconsistências conheça os serviços das 4MDG.

BACKGROUND-CHECK.

Background Check é um processo de verificação de antecedentes de uma pessoa ou entidade.

É um processo pelo qual podemos obter informações fiscais, financeiras, comerciais e criminais sobre uma pessoa, grupo de pessoas, empresas ou instituições em geral.

Um dos objetivos da verificação é aumentar o compliance das operações e evitar a realização de negócios duvidosos.

92% das empresas conferem o cartão CNPJ ou CPF durante o processo de cadastro.

Outra fonte pública bastante consultada é o Sintegra, com mais de 88% das empresas acionando essa fonte.

Outro número que chamou a atenção é que 42,9% executam análise creditícia.

Somente, 21,4% das empresas usam mecanismos automatizados de background-check mostrando haver um potencial enorme para melhorar o compliance da organização e reduzir custos com processos manuais.

Fonte: Tempo gasto para background-check/ Pesquisa interna 4MDG

Para entender um pouco mais sobre o processo recomendo a leitura do texto: “O que é background-check”.

Se sua central de cadastros ainda não é automatizada conheça a plataforma 4MDG com pacotes a partir de R$ 900,00.

Um número surpreendente é que 28,6% das empresas realizam a reverificação de dados de clientes e fornecedores somente quando ocorre um problema ou solicitação de usuário.

Uma parte das empresas precisa implementar processos de reverificação automática de clientes e fornecedores para mitigar riscos legais e fiscais.

Fonte: Revalidação de clientes e fornecedores / Pesquisa interna 4MDG

SOFTWARE DE AUTOMAÇÃO DE CENTRAL DE CADASTRO

Somente 26,2% das organizações usam um software de MDM Multidomínio demonstrando que ainda há um longo caminho para a digitalização das centrais de cadastros.

38,1% das empresas não usam nenhum software de apoio, concentrando todo o trabalho no ERP.

Pesquisa: Uso de software para centrais de cadastros / Fonte Interna 4MDG

O objetivo da automação é reduzir o trabalho humano durante o processo de cadastro de uma grande e media empresa.

Através da tecnologia é possível obter informações de clientes e fornecedores, bem como, aplicar regras de padronização de produtos.

Um processo automatizado de verificações pode reduzir em até 75% o tempo gasto para a realização de um cadastro de cliente ou fornecedor.

Um bom cadastro, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.

Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.

Outros números impressionantes é que 7,1% dos respondentes armazenam os comprovantes fiscais no e-mail e 16,7% armazenam em pastas nos computadores aumentando o risco de perda ou vazamento de informações.

DESEMPENHO DA CENTRAL DE CADASTROS.

Os respondentes avaliaram o desempenho de suas centrais de cadastros onde a nota 1 significa baixa automação e muitos processos manuais e a nota 5 corresponde a alta automação com uso de plataformas especialistas.

35,7% escolheram a nota 3 para avaliar a sua central de cadastro.

Fonte: Avaliação da Central de Cadastros / Pesquisa interna 4MDG

Ter um cadastro completo, coerente e íntegro aumenta a produtividade da organização.

automação cadastral produz diversos benefícios:

  • Redução de custos.
  • Diminuição do trabalho repetitivo.
  • Redução do número de erros.
  • Maior agilidade nos processos.
  • Melhoria da qualidade dos dados.
  • Aumento do compliance das operações.

Uma das formas é a contratação de uma equipe de desenvolvedores para construir todos os workflows e regras de automação para a sua empresa, porém este é um processo caro e demorado.

Um caminho mais prático e eficiente é utilizar uma solução especializada para automação de processos de cadastros.

4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.

É isso! Bons negócios!

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