Os perigos de uma Implementação de um MDM – Parte 1

Soluções de MDG (Master Data Governance) são essenciais para as organizações modernas, mas isso não significa, que todas as implementações serão bem sucedidas.

Hoje, diferentemente de tópicos anteriores, vamos compartilhar um pouco da nossa experiência na implementação de soluções internacionais de MDG, além de fracassos ou problemas na gestão de cadastros nos ERP’s.

A ideia é que este artigo seja um guia para evitar uma implementação cheia de problemas e com baixa aderência aos seus processos.

Nesta primeira parte do artigo abordaremos sobre a Comunicação e o Processo de Compras.

Na segunda parte, serão abordado os pontos: Gestão de Expectativas, Definição dos Problemas, Equipe de implementação e “Exageros”.

Comunicação.

A maioria dos projetos começam errado no quesito comunicação. E aqui podemos citar dois problemas principais:

1. Filho sem Pai.
   • Em muitas empresas, a área de cadastro não está bem solidificada no organograma empresarial, deixando com que a iniciativa fique sem um sponsor, com real influência nas decisões.
   • Organizar os cadastros exige uma maior disciplina da empresa e a readequação dos processos, sem um sponsor, apoiando a iniciativa a chance de sucesso do projeto cai drasticamente.
2. Agir apenas pela dor.
   • A empresa toma a decisão de implementar um MDG, não porque isso será importante para o crescimento dos seus negócios, mas porque teve algum grande problema, como uma multa ou a perda de um grande cliente.
   • Agir somente pela dor, faz com o projeto assuma ares burocrático e de restrições, o que faz com que as outras áreas não se engajem na implementação.

Compra

É impressionante como ainda em pleno século 21, há muitas empresas que compram “grife”, isto é, não escolhem a melhor solução para o seu problema, mas sim, o software mais “famoso”.

Neste cenário, encontramos empresas que utilizam verdadeiros “softwares elefantes” em uma pequena “loja de cristais”. Não precisamos dizer que ao final do processo e milhões foram gastos, a maioria das features não foi implementada e a empresa está engessada em algo que não foi pensado para a sua necessidade atual.

— Aqui compartilho uma experiência sui generis, estava em uma empresa onde o colaborador com um imenso sorriso e orgulho, disse que sua empresa não contratava fornecedores com faturamento anual inferior a 100 milhões de reais. Eu sorri e respondi: “Interessante, vocês são a primeira empresa, que conheço que abrem mão de 90% da inovação mundial, já que elas estão concentradas em pequenas e médias empresas”.

— Outro fator de falhas nos projetos é permitir, que a compra da solução de MDG seja coordenada, exclusivamente, pelo departamento de tecnologia. Um solução de MDG permeará toda a empresa, seus benefícios e impactos serão sentidos por toda a cadeia produtiva, desde o fornecedor até o cliente final. Um setor não pode tomar uma decisão avaliando, somente, o viés técnico.

Durante, o processo de compras envolva os setores de logística, produção e vendas. Faça com que eles participem, nem que seja, de forma indireta no processo de escolha do fornecedor. Assim, eles estarão mais engajado quando o projeto sair do papel.

Resumo

Alinhe a importância do projeto com a gestão da empresa, envolva todos os setores e deixe claro que a organização dos cadastros não é uma etapa burocrática, mas sim, uma forma real de maximizar os lucros da companhia.

Faça um processo de escolha pensando em: Facilidade de Implementação, Tempo de Projeto, Custo x Benefício, Necessidades x Features, Nível de Automatização e Inovação. Não escolha algo muito maior do que você precisa, pois pagará por algo que não usará.

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