Dados Mestres e Dados de Referência: o que são?

Quem se aventura no mundo de gestão de cadastros precisa rapidamente dominar dois termos fundamentais para a compreensão dos dados. Estes termos são: Dados Mestres (Master Data) e Dados de Referência (Reference Data).

Além disso, também temos os dados transacionais. Para ver um pouco mais sobre este assunto leia este artigo.

Os dados mestres descrevem pessoas, locais, entidades e coisas que fazem parte de um contexto empresarial. Podemos citar como exemplos: clientes, fornecedores, produtos, contas contábeis.

Os dados mestres têm como característica básica permitirem identificar rapidamente o objeto a partir de seus atributos, além de ser um dado unívoco dentro do seu contexto. Por exemplo, não faz sentido ter em seu cadastro o mesmo Sr. José registrado duas vezes (sabemos que ocorre por falhas de pessoas e sistemas, mas conceitualmente não deveria ocorrer).

Já os dados referenciados são um conjunto de valores ou esquemas de classificação que servem de apoio a um dado mestre. Podemos citar como exemplo uma lista de Estados (SP, RJ, MG).

O objetivo do uso de dados referenciados é permitir a comunicação entre sistemas e empresas de uma maneira simplificada. Imagine que as empresas não operassem com dados referenciados e uma comunicação com a informação sobre o Estado fosse descrita como “S.Paulo”, “São Paulo”, “Estado de São Paulo”. Seria uma balbúrdia para identificar corretamente.

A vantagem dos dados referenciados é que com o avanço da economia digital o processo mundial de classificação de dados avançou bastante, desta forma podemos encontrar listas globais sobre os diversos temas, tais como: Moedas, Códigos de Países, Códigos de Produtos, Códigos de Impostos e etc.

Ok. Entendi, mas o que muda na minha atividade como analista de cadastros, analista de materiais ou analista de supply chain?

Hoje, com o avanço da globalização e o incremento do comércio exterior falar um mesmo idioma com todos os participantes, permite comprar e vender de maneira mais rápida.

O analista precisa conhecer, utilizar e sugerir as tabelas de classificação para que possam ser usadas como dados referenciados em seus sistemas.

Segue dicas rápidas sobre dados referenciados:

  • Gerencie os dados referenciados de sua empresa. Antes de criar um novo registro reflita como ele impactará todo o entorno.
  • Controle o versionamento de seus dados referenciados. Crie um mecanismo, que permita identificar quando eles foram alterados e porque foram alterados.
  • Use dados de referência externa com a maior frequência possível. Use lista de instituições respeitáveis, antes de criar as suas próprias listas.
  • Crie um “book” sobre os dados referenciados para que todos da empresa saibam quando e como utilizar cada opção.

É isso! Bons Negócios!

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