No primeiro artigo da série sobre os riscos de uma implementação de uma solução de MDG (Master Data Governance) abordamos sobre o processo de comunicação e de compra.
Nesta fase avançaremos sobre outros tópicos igualmente importantes para a garantia de um bom projeto.
Gestão de Expectativas.
Antes de iniciar o projeto, é importante definir as expectativas frente aos resultados que são possíveis de serem alcançados. Em muitas empresas são criadas expectativas irrealistas frente as capacidades de uma solução de MDG.
Em um grande cliente que estava implementando um novo ERP, haviam registros de clientes apenas com o nome (incompleto) e esperava-se que haveria algum algoritmo capaz de corrigir esta situação. Obviamente não há tecnologia que permita corrigir este tipo de desafio. E como havia uma expectativa da gestão de resolver 100% dos problemas de cadastros, muitos meses foram perdidos em uma discussão sobre o que fazer com as “Marias” e “Josés” perdidos no metadados de clientes.
Uma boa solução de MDG resolverá boa parte dos problemas, mas não resolverá todas as demandas atuais e futuras. Seja pé no chão em relação as suas expectativas para que você consiga implementar um projeto Bom, Rápido e Barato.
Definição do Problema
Com sua expectativa em uma posição mais realista defina corretamente quais são os problemas que serão atacados. Se pretende resolver todos os problemas de uma só vez, volte ao tópico de “Gestão de Expectativas”.
Para cada tipo de problema há uma solução diferente, muitas vezes será necessário adquirir módulos específicos de uma plataforma. Mas somente saberá o que fazer quando definir corretamente os problemas prioritários.
Além disso, as empresas estão migrando para uma metodologia ágil de entrega e para isso, precisa ter entregas rápidas e constantes. É melhor começar pelo básico e ir crescendo aos poucos.
Para cada tipo de parafuso, uma chave de fenda diferente. Não fique realizando desenvolvimentos desnecessários em seu ERP e CRM para melhorar a eficiência na gestão dos seus cadastros. Dependendo do porte da empresa talvez já esteja na hora de usar a chave de fenda certa.
Os problemas na gestão de cadastros podem ser basicamente classificados em: Fluxo, Qualidade, Volume, Automação.
Fluxo: A informação se perde entre os diversos setores de sua empresa. Atrasos são constantes. Há muitas lacunas no processo ou ele é feito de maneira artesanal.
Qualidade: Os dados estão incompletos, incorretos ou desatualizados. Falta enriquecimento dos metadados de sua organização.
Volume: O volume de cadastros é gigantesco, não sendo mais possível organizar e manter usando apenas o ERP.
Automação: Seu processo é manual, com muitas etapas burocráticas envolvendo muita digitação e com alto índice de erros.
Equipe de implementação
Como diz o célebre anúncio de pneus: “Potência não é nada sem controle”, podemos fazer uma alusão ao nosso projeto de implementação:
“O melhor software de MDG não faz nada, sem uma boa equipe de implementadores.”
Já vi projetos naufragarem, pois os implementadores indicados pelo fabricante não conheciam nada sobre processos de negócios. Não basta conhecer tecnologia é essencial dominar os processos empresariais.
Então, antes de escolher sua próxima solução de MDG converse primeiro com os implementadores para entender se eles estão aptos a tocarem o projeto.
Exageros
Este tópico é irmão gêmeo da “Gestão de Expectativa”, é comum certos projetos apresentarem problemas, mesmo com a solução certa e a equipe certa, devido a certos exageros.
Podemos considerar como “exageros” um excesso de funcionalidades que não agreguem verdadeiramente ao negócio.
Destacamos:
- Criação de fluxos extremamente longos com coleta de centenas de atributos sem aplicabilidade imediata.
- Excesso de relatórios, cuja a maioria nunca serão utilizados.
- Criação de complexos algoritmos para atender exceções, que não alcançam, muitas vezes, 1% dos casos.
- Não aceitar que a informação não é estática, mas sim, que ela é construída paulatinamente, que não existe 100% de confiabilidade em matéria de dados. Trabalhar com inconsistências é o dia a dia de uma equipe de Gestão de Cadastros.
Resumo
Uma empresa moderna e ágil precisa de uma boa solução de MDG, mas conhecer os riscos de uma implementação podem lhe ajudar a tomar as decisões corretas.
Foque no Simples!
Bons negócios.
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Leia também Os perigos de uma Implementação de um MDM – Parte 1.
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