Definir a melhor descrição para um produto pode ser um trabalho complexo se não houver padrões claros. Uma das formas de organizar as descrições dos materiais é com o uso da Padronização Descritiva de Materiais, conhecida pelo acrônimo PDM.
Para ler um pouco mais sobre PDM dê uma conferida neste artigo aqui.
Neste texto iremos te ajudar a definir alguns critérios para que as descrições de seus produtos sejam coerentes e organizadas, mesmo sem a implementação completa de um PDM.
A grande questão é que a maioria dos sistemas ERPs possuem um campo reduzido para armazenar a descrição do produto, mesmo quando não há essa limitação não podemos usar uma descrição excessivamente longa, pois prejudica a impressão de ordens de compras, integração com outros sistemas ou até mesmo a exibição para o consumidor final no ponto de venda ou no comércio eletrônico.
O SAP, um dos maiores sistemas de gestão do mundo, permite apenas 40 posições em seu campo de descrição. Um belo desafio, não é?
Como escrever tudo o que precisamos em um campo tão pequeno?
Em algumas empresas podemos ter as descrições curtas, longas ou para ponto de venda (ex: uma pequena etiqueta). Cada sistema e modelo de negócio exige um ou mais formatos de descrição.
Em linhas gerais, mantemos dois tipos:
- A descrição curta é usada durante as transações de um ERP. Na maioria das vezes, temos que lançar a mão de abreviações para colocar tanto conteúdo em um campo pequeno.
- A descrição longa deve ser de fácil entendimento, pois é utilizada na apresentação do produto em canais de venda como, por exemplo, uma loja virtual.
Ao montarmos a nossa descrição devemos prestar atenção em alguns aspectos essenciais.
Unicidade: O nome do produto deve ser o mesmo na descrição curta ou longa.
Consistência: As regras utilizadas devem ser as mesmas ao longo do tempo. Por exemplo, não faz sentido mudar as abreviações ou a ordem dos elementos com o passar do tempo.
No Blog você encontrará textos interessantes sobre como montar suas descrições de produtos e quais conceitos de abreviações devem ser usados. Leia mais clicando aqui ou aqui.
Na descrição do seu material procure utilizar os seguintes elementos:
- Nome da marca ou linha de produtos
- Informação sobre o modelo
- Categoria de produto
- Tamanho (ou outra característica relevante)
- Cor (ou outra característica relevante)
- Características específicas da classificação do produto (grupo)
Lembramos, que cada negócio pode exigir coisas diferentes, por exemplo, no varejo a marca é essencial, já para uma indústria afastar-se do nome comercial pode ser mais vantajoso.
Exemplo de item com alguns elementos descritivos:
- Curta: RADIO COMUN DEP250 UHF 403~480MHZ
- Longa: MOTOROLA RADIO COMUNICADOR DEP250 UHF 16 CANAIS 403~480MHZ
Uma descrição longa padronizada (PDM) ficaria assim:
RADIO COMUNICADOR; MODELO: DEP250; TIPO: UHF; QUANTIDADE CANAL: 16 CANAIS; POTENCIA: 4W; FAIXA OPERACAO: 403~480MHZ; ALIMENTACAO: BATERIA: 7,5V; FABRICANTE-REFERENCIA: MOTOROLA-MOTOTRBO DEP 250
Existem boas práticas para utilizarmos na montagem de nossas descrições, mas não existe fórmula mágica.
Cada empresa deve construir a sua estrutura de descrições, de acordo com suas necessidades e conforme os seus parceiros (clientes e fornecedores) operam e entendem no dia a dia.
Abaixo, um produto que passou pelo processo de padronização descritivo completo:
Um bom software de governança de cadastros permitirá que você possa construir suas regras para a definição das descrições usando ou não o processo de padronização descritivo tradicional.
Padronizar toda a base de materiais é importante, mas, ao mesmo tempo pode não estar previsto no orçamento de sua empresa. Não é por isso, que você deve renunciar a aquisição de um software de gestão de cadastros (MDM).
Uma alternativa de baixo custo, é implementar um software, que permita que os novos materiais já sejam cadastrados, conforme as novas regras, enquanto gradualmente você irá organizando os seus dados históricos.
Um grande erro que muitas empresas cometem é a aquisição de grandes bases de dados de materiais, geralmente, estas bases não se aplicam ao seu negócio ou quando se aplicam sua empresa não tem a expertise para fazer a correta associação de seus itens com as fichas técnicas.
É isso. Bons negócios!
Leia também, Qual o nível de maturidade da sua empresa em MDM?
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