Você já sabe como aplicar as práticas ESG nos cadastros de seus fornecedores? A busca por uma gestão responsável de recursos naturais e pelo cumprimento dos princípios das práticas ESG (Environment, Social & Governance) está se tornando cada vez mais relevante para as empresas. A homologação de fornecedores é parte importante dessa gestão, pois garante que os produtos adquiridos atendam a esses padrões.
Mas qual é o real impacto dessa homologação? Será que ela realmente faz a diferença na redução do impacto ambiental e social da produção?
Neste artigo, proponho analisarmos os benefícios da homologação de fornecedores sob a ótica da sustentabilidade e como facilitar o cadastro no sistema SAP ERP.
DEFINIÇÃO DE ESG
A palavra surgiu após a apresentação do tratado Global, iniciativa das nações Unidas que, em 2000, mobilizou empresas de todo o globo a alinhar suas estratégias e procedimentos aos 10 princípios nas áreas de direitos humanos, meio ambiente, trabalho, e combate à corrupção.
Fundamentalmente, ESG é um formato de gestão empresarial que engloba a implementação de boas práticas nessas três áreas: responsabilidade social, políticas de governança e meio ambiente.
ASPECTOS DA GOVERNANÇA DE FORNECEDORES NO ESG
Quando se trata de governança, você precisa saber se o seu fornecedor usa métodos contábeis adequados e se estão aderentes ao regramento nacional, isto é, se são empresas fiscalmente aptas.
Além disso, é importante garantir que fornecedor evite conflitos de interesse, não use contribuições políticas inadequadas e, claro, talvez o mais importante, não se envolva em conduta ilegal.
Pode parecer muito complexo gerenciar estes aspectos, especialmente, se sua empresa não possuir um software para apoiar na homologação de fornecedores. Entretanto, boa parte destas verificações podem ser automatizadas, liberando tempo para que sua equipe se dedique a outras atividades.
Por outro lado, as empresas que contratam fornecedores não adequados, têm problemas legais, operacionais e até financeiros e estão indiretamente sujeitas a problemas de reputação, abalando seriamente a sua posição no mercado.
OS IMPACTOS DE UMA MÁ ESCOLHA DE UM FORNECEDOR
Há três grandes impactos que a escolha incorreta de um fornecedor pode trazer para a sua empresa.
Impactos Operacionais
Um fornecedor pode atrasar suas entregas, pois seus colaboradores não estão satisfeitos devido a atrasos em seus pagamentos.
Os impactos operacionais prejudicam sua empresa, pois ela não recebe os produtos e serviços necessários no momento e na qualidade desejada.
Um clássico exemplo de um problema operacional é quando seu fornecedor tem suas operações paralisadas devido uma fiscalização ambiental ou fiscal.
Impactos Financeiros.
Um impacto muito comum no Brasil, é a questão trabalhista, onde o contratante se vê assumindo obrigações trabalhistas que eram originalmente de seus fornecedores.
Garantir que seus fornecedores estão arcando com suas despesas é fundamental para evitar surpresas desagradáveis no futuro.
Os impactos financeiros causados por um fornecedor podem chegar ao extremo de inviabilizar a continuidade da empresa contratante, ou, no mínimo, causar um fortíssimo prejuízo financeiro.
Impactos do Mercado (Marca).
O risco de imagem é o potencial de uma empresa perder valor devido a condutas inadequadas, por exemplo, operar com fornecedores que não cumprem suas obrigações legais e ambientais.
Um caso muito comum são empresas que selecionam fornecedores envolvidos com trabalho escravo, descartes ilegais de resíduos ou com sérios passivos fiscais.
COMO SELECIONAR O FORNECEDOR CORRETO NOS ASPECTOS DA ESG?
Sua empresa deve adotar três grandes ações na gestão de seus fornecedores para minimizar os seus riscos durante toda a sua jornada de compras.
Escolha de fornecedores.
Engajar o setor de suprimentos na busca de fornecedores que possam oferecer soluções mais sustentáveis, com um nível adequado de governança e que sejam socialmente responsáveis, é comum.
Para cada categoria de fornecedor, durante o processo de homologação, a contratante deverá aplicar questionários específicos para averiguar a aderência do fornecedor em aspectos ambientais, de segurança e operacionais.
Os seguintes elementos são geralmente analisados:
- Situação fiscal do parceiro de negócios;
- Conflitos cíveis, criminais e trabalhistas.
- Situação econômica ou de crédito.
- Avaliação de diretores e sócios.
- Verificação de propriedade (documentos, etc.) e licenças comerciais (alvarás, etc.).
- Normas ambientais.
Recomendamos que você crie uma “conta” para avaliação de parceiros. Se o ponto de corte não for alcançado, o registro falhará.
Um processo precisa ser desenvolvido para coletar esses dados para calcular a pontuação do parceiro comercial. As empresas e as pessoas mudam ao longo do tempo, sendo importante que os pontos atribuídos sejam constantemente recalculados.
Due diligence.
O processo de due diligence não se limita a questão anticorrupção. A pesquisa pode ser ampliada para examinar a situação da empresa na lista relacionada a processos trabalhistas e ambientais e outras situações relacionadas a eventuais restrições da empresa.
Como as grandes empresas buscam executar análises para reduzir o risco das transações, elas realizam “due diligence” para estudar a situação tributária, jurídica, econômica, trabalhista e de imagem de seus parceiros de negócios, sejam eles fornecedores ou clientes.
O Portal do Parceiro é um aplicativo que permite cadastrar novos fornecedores por meio de um processo automatizado que dispensa o uso de formulários manuais.
O Portal do Parceiro torna fácil, econômico e seguro conectar rapidamente novos clientes e fornecedores.
Este software permite que você integre perfeitamente todos os parceiros aprovados em seu ERP com um único clique. A tecnologia oferece suporte à verificação de impostos, tribunais e crédito para todos os clientes e fornecedores sem esforço, permitindo a implementação de práticas ESG.
Monitoramento de fornecedores.
Algumas empresas já possuem processos robustos de auditoria de fornecedores que abrangem aspectos ambientais, como obtenção de licenças e desenvolvimento de políticas ambientais e sociais, como o cumprimento das leis trabalhistas, saúde e segurança dos colaboradores.
Por fim, há aspectos relacionados à gestão de compliance e ética, como a existência e prevalência de códigos de conduta e aplicação de leis anticorrupção.
O monitoramento do fornecedor pode ser bastante exaustivo e caro, caso sua empresa não possua as ferramentas adequadas para este fim.
Uma maneira rápida e eficiente é utilizar um software especializado para a homologação de clientes e fornecedores, onde será possível capturar todos os documentos e certidões dos parceiros de negócios e revalidar constantemente nos órgãos públicos sem a intervenção manual.
COMO CADASTRAR E HOMOLOGAR UM FORNECEDOR NO SAP CONFORME A ESG?
O processo de compras é um dos pilares do SAP ERP. Responsável por gerenciar todos os insumos necessários para produzir um produto ou serviço, desde a aquisição até o estoque. Esse processo é dividido em três etapas principais: planejamento, execução e gerenciamento.
Uma parte importante do processo de suprimentos é o cadastro de novos fornecedores. Porém, o SAP ERP, seja sua versão anterior ECC ou a mais recente S/4 HANA não possuem mecanismos de cadastros automatizados preparados para o Brasil, em especial, para a nova realidade do ESG.
A empresa usuária do SAP ERP necessitaria investir muitos recursos financeiros para implementar um workflow de homologação de fornecedores e a verificação automática e periódica em órgãos públicos.
Obviamente, o usuário poderia realizar manualmente cada uma das tarefas abaixo:
- Receita Federal
- Sintegra
- Simples Nacional
- Análise de Crédito (Ex: Serasa, SPC ou outros)
- Envolvimento com crimes tributários ou fiscais.
- Análise dos sócios da empresa.
- Sanções governamentais.
- Processos trabalhistas e judiciais.
- Verificação de certificados, laudos e documentos.
- Avaliação econômica.
Neste caso, provavelmente, o usuário teria que usar planilhas de Excel e recepcionar os e-mails de fornecedores com os documentos. Gerenciar cada documento e registrar as possíveis datas de expiração e lembrar de obter as novas versões aumentando os riscos e erros do processo.
Veja quais são os maiores erros encontrados nos cadastros de fornecedores e clientes:
- Legalmente inativo, mas considerado ativo no banco de dados.
- Informações de contato ausentes ou incorretas.
- Mudaram de setor ou encerraram as operações;
Automatizando o cadastro de fornecedor no SAP
O Portal do Fornecedor agiliza e agiliza o processo de cadastramento de novos parceiros comerciais.
Os fornecedores podem acessar a plataforma e fornecer dados cadastrais da empresa sem treinamento prévio.
Esse processo é feito por meio de um fluxo de trabalho.
As principais vantagens do Portal do Fornecedor:
- Fim de planilhas ou e-mail para cadastrar novos fornecedores.
- Os dados de registro são preenchidos automaticamente.
- Reduzir o tempo de integração de novos fornecedores e melhore a eficiência.
- Reduzir os erros de entrada de dados.
- Garantir a integridade do fornecedor obtendo dados de fontes públicas e privadas.
- Liberar o tempo do comprador para que ele se concentre em novos negócios.
- Manter todos os documentos do fornecedor em um só lugar.
- Simplificar a auditoria de informações.
COMO AUTOMATIZAR O PROCESSO DE VERIFICAÇÃO DE INTEGRIDADE E COMPLIANCE?
Uma maneira rápida e eficiente é utilizar um software especializado para a homologação de clientes e fornecedores.
O 4MDG permite a construção de poderosos workflows com diversas regras de parametrização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa, com mais de 200 fontes públicas e privadas, permitindo a condução de uma homologação segura.
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É isso! Bons negócios!
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