A homologação de fornecedores no SAP ERP é uma etapa fundamental nas operações de uma empresa.
É executado nas transações específicas, no SAP HANA é a BP, sendo projetado para garantir a entrada dos parceiros de negócios, responsáveis pelo fornecimento de recursos, como matérias-primas ou serviços.
O onboarding de fornecedores é o processo pelo qual novos parceiros são cadastrados no menor tempo possível e com o máximo de qualidade.
Veja no texto como estruturar sua central de cadastros para acelerar a homologação de seus fornecedores.
GOVERNANÇA DE FORNECEDORES E O ESG.
Quando se trata de governança, você precisa saber se seus fornecedores estão usando métodos contábeis adequados, segundo os regulamentos nacionais, ou seja, é uma empresa em conformidade fiscal e legal?
Esse processo consiste em uma combinação de gestão de riscos e qualificação de fornecedores para reduzir riscos de parceiros e questões não resolvidas que possam impactar negativamente as entregas para a sua empresa.
Essencialmente, ESG (Environment, Social e Governance) é uma forma de gestão empresarial que envolve a implementação das melhores práticas em três áreas: responsabilidade social, política de governança e meio ambiente.
Além disso, é importante que o fornecedor evite conflitos de interesse, não use contribuições políticas inadequadas e, o mais importante, é claro, não se envolva em atividades ilegais.
Gerenciar esses aspectos pode parecer muito difícil. Especialmente se você não tiver um software de aprovação de fornecedor. No entanto, a maioria dessas verificações pode ser automatizada, liberando tempo para sua equipe se concentrar em outras tarefas.
QUALIFICAÇÃO E HOMOLOGAÇÃO DE FORNECEDORES.
A qualificação do fornecedor é o processo de revisão de documentos, certificados, licenças, laudos, contratos ou outras informações dos parceiros de negócios.
O principal desafio é avaliar os riscos de cada fornecedor e garantir que, uma vez fechada a transação, as partes do contrato cumpram suas obrigações.
Grandes empresas buscam realizar análises a fim de reduzir o risco de suas operações, e por isso realizam “due diligence” para estudar a situação tributária, jurídica, econômica, trabalhista e de imagem de seus parceiros de negócios, sejam eles fornecedores ou clientes.
Recomendamos que você crie uma “régua de corte” para avaliação de parceiros. Se o ponto de corte não for alcançado, o registro falhará.
Um processo precisa ser desenvolvido para coletar esses dados para calcular a pontuação do parceiro comercial. As empresas e as pessoas mudam ao longo do tempo; por isso, é importante que os pontos atribuídos sejam constantemente recalculados.
Observe que a mesma pontuação limite não precisa ser aplicada a todos os tipos de parceiros. Parceiros importantes ou estratégicos podem estar sujeitos a uma análise mais cuidadosa e completa.
As pontuações podem ser aplicadas atribuindo pesos a cada item durante a fase de aprovação do parceiro. Além disso, cada categoria de parceiro requer um limite diferente.
Alguns aspectos levam à rejeição imediata dos parceiros. Por exemplo, empresas com rendimentos federais mais baixos ou sem certificações adicionais podem adicionar, ou subtrair pontos.
Note que este pode ser um processo muito complicado se a sua empresa não tiver uma plataforma desenhada para o efeito.
BACKGROUND-CHECK DE FORNECEDORES.
O processo de triagem de parceiros de negócios é conhecido como “verificação de antecedentes”.
Esse processo inclui consultas a fontes públicas e privadas para garantir que o fornecedor possa lidar com o novo negócio.
Infelizmente, o SAP não possui mecanismos automáticos para garantir a lisura de um fornecedor, permitindo a inclusão e a manutenção de parceiros com problemas fiscais ou legais.
PARCEIRO DE NEGÓCIOS: SAP.
A utilização do conceito de parceiros na plataforma SAP não é tão nova e já é utilizada no CRM, mas foi definitivamente introduzida no S/4 como forma de gerenciar o cadastro de clientes e fornecedores.
Os parceiros de negócios podem assumir diferentes funções (roles), que podem ser refletidas nas transações subsequentes.
Os parceiros incluem fornecedores, clientes, operadores e funcionários.
Qualquer empresa ou pessoa física pode se tornar parceira se houver uma relação comercial.
Por exemplo, quando você faz uma venda, o sistema cria automaticamente um cliente a receber associado à transação. Isso só é possível porque existe um vínculo entre o documento de vendas e o cadastro do cliente (mantido como parceiro de negócios). O mesmo se aplica a compras quando uma fatura é criada para um fornecedor.
CADASTRO DO FORNECEDOR NO SAP.
O processo de compras é um dos pilares do SAP ERP. Responsável por gerenciar todos os insumos necessários para produzir um produto ou serviço, desde a aquisição até o estoque. Esse processo é dividido em três etapas principais: planejamento, execução e gerenciamento.
Uma parte importante do processo de compras é o cadastramento de novos fornecedores. No entanto, o SAP ERP, seja a versão anterior do ECC ou a versão mais recente do S/4 HANA, não possui um mecanismo de registro automático para acompanhar as novas realidades do Brasil, especialmente ESG.
As empresas que usam SAP ERP precisam investir recursos financeiros significativos para implementar fluxos de trabalho de aprovação de fornecedores e revisões automatizadas e regulares em órgãos governamentais.
Obviamente, os usuários podem executar manualmente cada uma das tarefas a seguir.
- Consultas tributárias (ex: Receita Federal)
- Sintegra
- Caráter nacional simples
- Análise de crédito (ex: Serasa, SPC, etc.)
- Envolvimento em crimes fiscais ou financeiros;
- Análise dos sócios da empresa.
- Sanções do governo.
- Trabalhista e contencioso.
- Verificação de certidões, relatórios e documentos.
- Avaliação econômica.
Nesse caso, o usuário provavelmente deve usar uma planilha do Excel para obter o e-mail de documentação do fornecedor. Acompanhar cada documento, acompanhar sua possível expiração e a necessidade de obtenção de novas versões aumenta o risco e a quantidade de erros no processo.
IMPLEMENTAÇÃO DE UM PORTAL DE FORNECEDORES.
O Portal do Parceiro é um aplicativo que permite cadastrar novos fornecedores de forma automática, dispensando o uso de formulários manuais.
O Portal do Parceiro simplifica, torna mais econômico e seguro o processo de informar sobre novos clientes e fornecedores.
Com este software, você pode integrar quase todos os parceiros aprovados em seu ERP com apenas um clique.
A tecnologia suporta a verificação de dados fiscais, judiciais e de crédito de todos os clientes e fornecedores com pouco esforço, garantindo a implementação das práticas ESG.
COMO POSSO AUTOMATIZAR O PROCESSO DE VERIFICAÇÃO DE INTEGRIDADE E CONFORMIDADE?
Uma maneira rápida e eficiente é usar um software especializado em aprovações de clientes e fornecedores.
O 4MDG permite criar fluxos de trabalho poderosos com várias regras de parametrização e preenchimento automático de dados, é totalmente integrado ao ERP da sua empresa e usa mais de 200 fontes públicas e privadas para garantir aprovação segura.
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É isso! Bons negócios!
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