Se há uma coisa que afeta a área de compras, vendas e produção é a descrição dos produtos. A maioria dos ERP´s possuem limitações no tamanho da descrição. Além disso, poucas empresas padronizam a nomenclatura de seus produtos e com o passar dos anos é como se estivéssemos em um grande jogo de caça palavras.
Você não consegue achar o produto, quando acha não tem certeza se é este mesmo, e quando tem certeza e manda uma ordem de compra ou venda seu interlocutor diz que não sabe exatamente qual é este material (produto). Uma das formas de mitigar este problema é a adoção da Padronização Descritiva de Materiais, você pode aprender um pouco mais sobre isso, clicando aqui.
Mas, sabemos que a adoção de um PDM é um processo que demanda tempo, engajamento de diversos setores e investimentos em consultoria e nem todas as empresas dispõem dos recursos necessários para executar este projeto.
Como podemos equacionar parte deste grande problema?
Criando regras básicas de governança para os novos cadastros e, em uma segunda fase, revisitando os cadastros antigos.
Quando criamos um novo produto devemos examinar os seguintes pontos:
Unicidade – A descrição do produto deve ser única em todos os sistemas da empresa. Isto é, se o sistema que possui a menor quantidade de caracteres armazena até 40 posições, então sua descrição deve ser limitada até este ponto. Assim, você evita cortes de palavras ao integrar com os outros sistemas empresariais. Além disso, ao montar a descrição deve verificar se não existe outra idêntica dentro do seu ERP.
Consistência – Ao abreviar e escolher palavras para montar a descrição, você deve manter a consistência, isto é, seguir a mesma regra de abreviação em todos os novos cadastros.
Se você abreviar a palavra “VERMELHO” para “VERM” deve seguir com esta lógica em todos os novos produtos.
Uma forma rápida de gerenciar isso sem grandes investimentos, é construir sua base de Palavras e abreviações, pode ser em um EXCEL. Se você montar uma boa planilha, conseguirá até usar recursos como PROCV para localizar qual é a abreviação para a palavra escolhida.
Caracteres especiais – Evite usar caracteres especiais, pois eles ocupam espaço em sua descrição. É muito comum acharmos descrições do tipo: PARAFUSO – MATERIAL: TITÂNIO / TIPO ÂNCORA. Veja que neste cenário pontos e barras ocupam espaços que poderiam ser usados com informações úteis. Há certos caracteres especiais que são fundamentais para determinadas descrições, neste caso eles podem constar.
No próximo artigo, vou falar um pouco mais sobre como usamos palavras chaves para montar abreviações.
Bons negócios!
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[…] primeiro artigo da série O desafio da descrição de Produtos – Parte 1, falamos um pouco mais do desafio de escolher as palavras certas para a descrição do seu produto […]