Muitas empresas estão melhorando seus processos de cadastros de clientes e fornecedores para garantir o atendimento às exigências fiscais e legais.
O mundo dá passos largos em direção à governança de dados, com empresas, investindo muito dinheiro em processos, equipes e tecnologia.
Temas como LGPD, ESG e normas (inter)nacionais fazem com que as empresas procurem soluções para garantir a lisura de seus processos comerciais.
O QUE É DUE DILIGENCE?
Podemos traduzir Due Diligence como diligência prévia. É um conjunto de procedimentos para a avaliação dos riscos em operações comerciais, seja em processos de compra, venda de produtos ou serviços, etc.
As grandes e médias empresas, antes de executarem um negócio importante, normalmente, conduzem procedimentos para reduzir os riscos das transações.
A Due Diligence envolve a análise da situação fiscal, legal, econômica, trabalhista e de imagem dos parceiros comerciais, sejam fornecedores ou clientes.
QUAIS OS OBJETIVOS DA DUE DILIGENCE?
O principal objetivo é reduzir os riscos durante a realização de um negócio.
Entretanto, o processo de avaliação dos parceiros comerciais permite que as empresas acumulem informações importantes para a conclusão de um negócio financeiramente mais vantajoso.
Além disso, podemos destacar os seguintes objetivos:
- Ampliar o relacionamento e o conhecimento sobre o parceiro comercial.
- Facilitar o planejamento financeiro de longo prazo (reduzindo provisões).
- Analisar a situação de empresas concorrentes.
- Melhorar a precificação de produtos e serviços identificando o real cenário de possíveis clientes.
QUANDO A DUE DILIGENCE É REALIZADA?
A Due Diligence, geralmente, é executada por profissionais com diferentes perfis e habilidades. Algumas empresas estruturam seus departamentos de integridade ou similares que executam estas funções para as operações comerciais mais comuns.
Para operações muito específicas ou complexas é comum a contratação de uma empresa externa especializada que contará com contadores, advogados, analistas e outros profissionais.
Um processo de verificação pode ser executado:
- Na contratação de novos profissionais.
- Na homologação de um novo fornecedor.
- Em processos de aquisição ou junção de empresas
- Em cenários de vendas complexos.
- Antes da assinatura de importantes contratos.
QUAIS OS ITENS SÃO VERIFICADOS EM UMA DUE DILIGENCE?
Diferentes processos podem ser executados durante uma diligência. A profundidade será determinada pela complexidade e valores envolvidos na transação comercial.
Geralmente são verificados os seguintes aspectos:
- Situação fiscal do parceiro comercial.
- Processos cíveis, criminais e trabalhistas.
- Situação econômica ou creditícia.
- Avaliação dos administradores e sócios.
- Confirmação de propriedade (escritura, etc.) e licenciamento dos negócios (alvarás, etc.).
- Normas ambientais.
- Outros.
O QUE É UM PROGRAMA DE INTEGRIDADE?
Programa de Integridade são os procedimentos constituídos por uma organização para a prevenção de práticas irregulares procurando garantir que o código de ética e demais políticas estão sendo, efetivamente, aplicadas em todas as atividades.
O objetivo é evitar a ocorrência de atividades não lícitas em uma organização privada, que possam produzir impactos aos entes governamentais e a sociedade.
O programa de integridade é parte essencial da governança corporativa, garantindo a conformidade às atividades desempenhadas pela empresa.
Muitas empresas, que estão estruturando seus departamentos de integridade e compliance acabam procurando mecanismos para automatizar suas tarefas com a verificação, em tempo real, da situação fiscal e legal de seus parceiros comerciais.
Os líderes dos departamentos de integridade, comumente, analisam com muita atenção todo o processo de homologação de clientes e fornecedores.
COMO HOMOLOGAR OS SEUS FORNECEDORES?
O processo de validação de um parceiro de negócio é conhecido como ‘background-check’, no popular, ‘puxar a capivara’.
Este processo envolve a consulta em fontes públicas e privadas para garantir que o fornecedor está apto a realizar novos negócios.
As principais consultas realizadas durante o cadastro de um fornecedor são:
- Receita Federal
- Sintegra
- Simples Nacional
- Análise de Crédito (Ex: Serasa, SPC ou outros)
- Envolvimento com crimes tributários ou fiscais.
- Análise dos sócios da empresa.
- Sanções governamentais.
Além disso, para agilizar o processo e garantir a lisura das informações, muitas empresas implementam um portal do fornecedor que permite a atualização cadastral de novos parceiros comerciais.
O fornecedor, mesmo sem receber um treinamento prévio, consegue acessar a plataforma (portal) e informar os dados cadastrais de sua empresa. Este processo é realizado através de um workflow.
O parceiro pode informar dados como endereço, categorias de produtos vendidos, nome dos vendedores, além de anexar documentos como contrato social, comprovante bancário, etc.
Como a maioria dos portais está integrado ao ERP, todo o cadastro aprovado por um funcionário responsável será, automaticamente, inserido no ERP poupando muito tempo e reduzindo erros de digitação.
A ideia por trás de um software de portal de fornecedores é permitir que sua empresa possa ganhar agilidade no cadastro de novos parceiros comerciais, isto é, todo o processo de cadastro é feito pelo fornecedor através de regras previamente estabelecidas.
COMO EXECUTAR O ONBOARDING DE SEUS CLIENTES?
O onboarding de clientes é um conjunto de procedimentos que envolve todas as etapas iniciais de contato de um consumidor com a sua empresa.
É uma das partes mais importantes do relacionamento, pois erros nesta fase prejudicam a experiência do cliente e podem afetar a capacidade de consumo.
Através de um processo claro e documentado, o cliente é guiado em sua jornada de compras até o recebimento efetivo do produto ou serviço. Estes passos podem ser executados com o uso de tecnologia, mas sem esquecer do contato humano quando necessário.
Geralmente, um processo de onboarding é utilizado em vendas complexas, isto é, quando um cliente realiza a aquisição de um produto de maior valor agregado ou que exige um treinamento específico para o uso.
Um portal de onboarding de clientes é um site que permite que novos clientes sejam cadastrados em um processo automático eliminando o uso de planilhas ou fichas cadastrais.
O uso de portal de clientes proporciona uma maior agilidade no cadastro de novos clientes, isto é, todo o processo de cadastro é orientado pelo software, por regras previamente estabelecidas.
Geralmente, os portais de clientes ou fornecedores realizam, automaticamente, todo o processo de background-check poupando muito tempo e energia das centrais de cadastros e dos setores de integridade e compliance.
COMO A AUTOMAÇÃO DE SUA CENTRAL DE CADASTROS PODE CONTRIBUIR PARA O SEU PROGRAMA DE INTEGRIDADE E COMPLIANCE?
Quase todas as grandes e médias empresas estruturaram suas centrais de serviços compartilhados, também conhecidas pela sigla CSC.
Um dos pontos mais importantes em uma CSC é a gestão de cadastros. Uma empresa moderna precisa gerenciar centenas ou milhares de cadastros de clientes, produtos e fornecedores.
Com a automação da central de cadastros é possível reduzir custos e riscos na gestão dos principais dados de uma empresa.
O objetivo da automação é reduzir o trabalho humano durante o processo de cadastro de uma grande e media empresa.
Através da tecnologia é possível obter informações de clientes e fornecedores, bem como, aplicar regras de padronização de produtos.
Um processo automatizado de verificações pode reduzir em até 75% o tempo gasto para a realização de um cadastro de cliente ou fornecedor.
Um bom cadastro, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.
Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.
A automação cadastral produz diversos benefícios:
- Redução de custos.
- Diminuição do trabalho repetitivo.
- Redução do número de erros.
- Maior agilidade nos processos.
- Melhoria da qualidade dos dados.
- Aumento do compliance das operações.
COMO AUTOMATIZAR O PROCESSO DE VERIFICAÇÃO DE INTEGRIDADE E COMPLIANCE?
Uma das formas é a contratação de uma equipe de desenvolvedores para construir todos os workflows e regras de automação para a sua empresa, porém este é um processo caro e demorado.
Um caminho mais prático e eficiente é utilizar uma solução especializada para automação de processos de cadastros.
O 4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.
O 4MDG possui mais de 200 fontes públicas e privadas, permitindo a condução de um completo processo de verificação de integridade.
Se você quiser conhecer um pouco mais sobre o 4MDG (sem compromisso) pode mandar um e-mail para [email protected] ou falar com a nossa equipe (11) 4113-2510.
É isso! Bons negócios!
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