Como implementar processo de DUE DILIGENCE em sua empresa

Muitas empresas estão melhorando seus processos de cadastros de clientes e fornecedores para garantir o atendimento às exigências fiscais e legais.

O mundo dá passos largos em direção à governança de dados, com empresas, investindo muito dinheiro em processos, equipes e tecnologia.

Temas como LGPD, ESG e normas (inter)nacionais fazem com que as empresas procurem soluções para garantir a lisura de seus processos comerciais.

O QUE É DUE DILIGENCE?

Podemos traduzir Due Diligence como diligência prévia. É um conjunto de procedimentos para a avaliação dos riscos em operações comerciais, seja em processos de compra, venda de produtos ou serviços, etc.

As grandes e médias empresas, antes de executarem um negócio importante, normalmente, conduzem procedimentos para reduzir os riscos das transações.

A Due Diligence envolve a análise da situação fiscal, legal, econômica, trabalhista e de imagem dos parceiros comerciais, sejam fornecedores ou clientes.

QUAIS OS OBJETIVOS DA DUE DILIGENCE?

O principal objetivo é reduzir os riscos durante a realização de um negócio.

Entretanto, o processo de avaliação dos parceiros comerciais permite que as empresas acumulem informações importantes para a conclusão de um negócio financeiramente mais vantajoso.

Além disso, podemos destacar os seguintes objetivos:

  • Ampliar o relacionamento e o conhecimento sobre o parceiro comercial.
  • Facilitar o planejamento financeiro de longo prazo (reduzindo provisões).
  • Analisar a situação de empresas concorrentes.
  • Melhorar a precificação de produtos e serviços identificando o real cenário de possíveis clientes.

QUANDO A DUE DILIGENCE É REALIZADA?

A Due Diligence, geralmente, é executada por profissionais com diferentes perfis e habilidades. Algumas empresas estruturam seus departamentos de integridade ou similares que executam estas funções para as operações comerciais mais comuns.

Para operações muito específicas ou complexas é comum a contratação de uma empresa externa especializada que contará com contadores, advogados, analistas e outros profissionais.

Um processo de verificação pode ser executado:

  • Na contratação de novos profissionais.
  • Na homologação de um novo fornecedor.
  • Em processos de aquisição ou junção de empresas
  • Em cenários de vendas complexos.
  • Antes da assinatura de importantes contratos.

QUAIS OS ITENS SÃO VERIFICADOS EM UMA DUE DILIGENCE?

Diferentes processos podem ser executados durante uma diligência. A profundidade será determinada pela complexidade e valores envolvidos na transação comercial.

Geralmente são verificados os seguintes aspectos:

  • Situação fiscal do parceiro comercial.
  • Processos cíveis, criminais e trabalhistas.
  • Situação econômica ou creditícia.
  • Avaliação dos administradores e sócios.
  • Confirmação de propriedade (escritura, etc.) e licenciamento dos negócios (alvarás, etc.).
  • Normas ambientais.
  • Outros.

O QUE É UM PROGRAMA DE INTEGRIDADE?

Programa de Integridade são os procedimentos constituídos por uma organização para a prevenção de práticas irregulares procurando garantir que o código de ética e demais políticas estão sendo, efetivamente, aplicadas em todas as atividades.

O objetivo é evitar a ocorrência de atividades não lícitas em uma organização privada, que possam produzir impactos aos entes governamentais e a sociedade.

O programa de integridade é parte essencial da governança corporativa, garantindo a conformidade às atividades desempenhadas pela empresa.

Muitas empresas, que estão estruturando seus departamentos de integridade e compliance acabam procurando mecanismos para automatizar suas tarefas com a verificação, em tempo real, da situação fiscal e legal de seus parceiros comerciais.

Os líderes dos departamentos de integridade, comumente, analisam com muita atenção todo o processo de homologação de clientes e fornecedores.

COMO HOMOLOGAR OS SEUS FORNECEDORES?

O processo de validação de um parceiro de negócio é conhecido como ‘background-check’, no popular, ‘puxar a capivara’.

Este processo envolve a consulta em fontes públicas e privadas para garantir que o fornecedor está apto a realizar novos negócios.

As principais consultas realizadas durante o cadastro de um fornecedor são:

  • Receita Federal
  • Sintegra
  • Simples Nacional
  • Análise de Crédito (Ex: Serasa, SPC ou outros)
  • Envolvimento com crimes tributários ou fiscais.
  • Análise dos sócios da empresa.
  • Sanções governamentais.

Além disso, para agilizar o processo e garantir a lisura das informações, muitas empresas implementam um portal do fornecedor que permite a atualização cadastral de novos parceiros comerciais.

O fornecedor, mesmo sem receber um treinamento prévio, consegue acessar a plataforma (portal) e informar os dados cadastrais de sua empresa. Este processo é realizado através de um workflow.

O parceiro pode informar dados como endereço, categorias de produtos vendidos, nome dos vendedores, além de anexar documentos como contrato social, comprovante bancário, etc.

Como a maioria dos portais está integrado ao ERP, todo o cadastro aprovado por um funcionário responsável será, automaticamente, inserido no ERP poupando muito tempo e reduzindo erros de digitação.

A ideia por trás de um software de portal de fornecedores é permitir que sua empresa possa ganhar agilidade no cadastro de novos parceiros comerciais, isto é, todo o processo de cadastro é feito pelo fornecedor através de regras previamente estabelecidas.

COMO EXECUTAR O ONBOARDING DE SEUS CLIENTES?

O onboarding de clientes é um conjunto de procedimentos que envolve todas as etapas iniciais de contato de um consumidor com a sua empresa.

É uma das partes mais importantes do relacionamento, pois erros nesta fase prejudicam a experiência do cliente e podem afetar a capacidade de consumo.

Através de um processo claro e documentado, o cliente é guiado em sua jornada de compras até o recebimento efetivo do produto ou serviço. Estes passos podem ser executados com o uso de tecnologia, mas sem esquecer do contato humano quando necessário.

Geralmente, um processo de onboarding é utilizado em vendas complexas, isto é, quando um cliente realiza a aquisição de um produto de maior valor agregado ou que exige um treinamento específico para o uso.

Um portal de onboarding de clientes é um site que permite que novos clientes sejam cadastrados em um processo automático eliminando o uso de planilhas ou fichas cadastrais.

O uso de portal de clientes proporciona uma maior agilidade no cadastro de novos clientes, isto é, todo o processo de cadastro é orientado pelo software, por regras previamente estabelecidas.

Geralmente, os portais de clientes ou fornecedores realizam, automaticamente, todo o processo de background-check poupando muito tempo e energia das centrais de cadastros e dos setores de integridade e compliance.

COMO A AUTOMAÇÃO DE SUA CENTRAL DE CADASTROS PODE CONTRIBUIR PARA O SEU PROGRAMA DE INTEGRIDADE E COMPLIANCE?

Quase todas as grandes e médias empresas estruturaram suas centrais de serviços compartilhados, também conhecidas pela sigla CSC.

Um dos pontos mais importantes em uma CSC é a gestão de cadastros. Uma empresa moderna precisa gerenciar centenas ou milhares de cadastros de clientes, produtos e fornecedores.

Com a automação da central de cadastros é possível reduzir custos e riscos na gestão dos principais dados de uma empresa.

O objetivo da automação é reduzir o trabalho humano durante o processo de cadastro de uma grande e media empresa.

Através da tecnologia é possível obter informações de clientes e fornecedores, bem como, aplicar regras de padronização de produtos.

Um processo automatizado de verificações pode reduzir em até 75% o tempo gasto para a realização de um cadastro de cliente ou fornecedor.

Um bom cadastro, além de proporcionar benefícios intangíveis como melhoria na governança, geração de insights de negócios e atender as regulamentações governamentais, também, pode reduzir os custos de sua empresa.

Segundo, o Global Data Management Report de 2020, 85% das empresas alegam que enxergam os dados como o ativo mais valioso para os seus negócios.

A automação cadastral produz diversos benefícios:

  • Redução de custos.
  • Diminuição do trabalho repetitivo.
  • Redução do número de erros.
  • Maior agilidade nos processos.
  • Melhoria da qualidade dos dados.
  • Aumento do compliance das operações.

COMO AUTOMATIZAR O PROCESSO DE VERIFICAÇÃO DE INTEGRIDADE E COMPLIANCE?

Uma das formas é a contratação de uma equipe de desenvolvedores para construir todos os workflows e regras de automação para a sua empresa, porém este é um processo caro e demorado.

Um caminho mais prático e eficiente é utilizar uma solução especializada para automação de processos de cadastros.

4MDG permite a construção de poderosos workflows dinâmicos com diversas regras de padronização e preenchimento automático de dados, totalmente, integrado ao ERP de sua empresa. Pacotes a partir de R$ 900,00 mensais.

4MDG possui mais de 200 fontes públicas e privadas, permitindo a condução de um completo processo de verificação de integridade.

Se você quiser conhecer um pouco mais sobre o 4MDG (sem compromisso) pode mandar um e-mail para [email protected] ou falar com a nossa equipe (11) 4113-2510.

É isso! Bons negócios!

Leia também 4 Pontos chave para a Gestão de Qualidade de Dados

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