Como cadastrar em massa no SAP?

Uma das formas de se ganhar tempo, nas empresas, é usando técnicas para o cadastro massivo de registros no sistema SAP ERP.

O cadastro em massa conhecido como carga de dados é o processo de inclusão ou alteração de um grande conjunto de informações.

O sistema SAP providencia múltiplas maneiras para a inclusão de muitos registros em suas transações.

PORQUE APLICAR A CARGA DE DADOS NO SISTEMA SAP?

O método mais eficiente de transferir uma grande quantidade de registros de um sistema externo para o SAP é com uso de ferramentas específicas.

A carga de dados é usada para:

  • Migração de sistemas.
  • Automação de rotinas repetitivas.
  • Correção de múltiplos registros.
  • Mudança massiva de dados (alteração em massa).

QUAIS SÃO OS MÉTODOS PARA SE CADASTRAR EM MASSA NO SAP?

Há diversas formas para se incluir ou alterar centenas, ou até milhares de registros no software SAP.

Cada cenário pode exigir uma abordagem diferente. Importante, que sua empresa permita o uso destas alternativas, pois muitas por questões de segurança desativam ou restringem as opções de carga de dados no sistema.

  • Uso de um programa ABAP.
  • Através de LSMW.
  • Uso de Script com Excel.
  • Programas de automação (RPA).
  • Uso de plataformas de cadastros (MDM).

PROGRAMA ABAP.

A linguagem de programação no ambiente SAP é denominada ABAP.

Torna-se possível construir um programa que efetuará a leitura dos dados de origem e incluí-los dentro do sistema.

Os programas podem usar os recursos padrão do sistema, tais como: BAPIs, IDOCs ou outros.

Vantagens:

  • Alta personalização. O programa pode ser construído de acordo com sua necessidade.
  • Alta velocidade (quando o programa é bem construído).
  • Facilidade no gerenciamento de erros.

Desvantagens:

  • Alto custo de construção (necessário mão de obra especializada).
  • Alto custo de manutenção (necessário em caso de mudanças nos requisitos de negócios).
  • Baixa flexibilidade.

CARGA DE DADOS POR LSMW.

LSMW,  Legacy System Migration Workbench, suporta a transferência de dados de arquivos (“planilhas”) para sistemas SAP. Esta pode ser uma transferência única ou periódica.

Se você precisa dar uma carga de dados, então a LSMW pode ser a solução que você tanto procura.

Basicamente, a LSMW pode ser usado para as 3 funções principais:

  • Importação de dados de sistemas não SAP (ex: Excel)
  • Conversão de dados do formato de origem para o formato SAP.
  • Importação de dados convertidos (incluindo verificação de consistência)

Vantagens:

  • Com pouco conhecimento é possível construir uma LSMW.
  • Funciona bem na maioria das transações.

Desvantagens:

  • Algumas empresas restringem o uso de LSMW pela área de tecnologia.
  • Não é tão rápido quanto um programa ABAP bem construído.
  • O usuário pode cometer erros e inserir dados incorretos.

Para ler mais sobre como construir sua LSMW, então acesse este link.

CARGA DE DADOS USANDO O EXCEL.

A fabricante fornece o SAP GUI Scripting para os usuários, e através deste mecanismo podemos conectar diretamente uma planilha do Excel com as telas do ERP em tempo real.

Vantagens:

  • É muito rápido construir uma planilha e usar o Scripting.
  • Funciona bem na maioria das transações.

Desvantagens:

  • Algumas empresas restringem o uso do recurso.
  • Não é tão rápido quanto um programa ABAP bem construído.
  • O usuário pode cometer erros e inserir dados incorretos.
  • Pode não ser compatível com certas versões ou interfaces do SAP.

Se você quer aprender como construir sua planilha e usar o SAP GUI Scripting, então veja esse link.

PROGRAMAS DE AUTOMAÇÃO (RPA).

Segundo, a Wikipedia, a automação de processos robóticos é uma forma de tecnologia de automação de processos de negócios baseada em robôs de software metafóricos ou em inteligência digital / trabalhadores digitais.

Quando falamos de carga de registros em um ERP, usamos o RPA para mapear toda a transação e realizar automaticamente a leitura das informações de uma base de dados externa (exemplo: excel) e simular a digitação humana.

Vantagens:

  • Flexibilidade e agilidade.
  • Funciona bem na maioria das transações.

Desvantagens:

  • Não é tão rápido quanto um programa ABAP bem construído.
  • Custo de implementação e manutenção.

MDM – SOFTWARE DE GESTÃO DE CADASTROS.

O RPA é uma alternativa para automatizar um processo simples, obviamente, quando falamos de governança de cadastros é necessário ir além, e imaginar o armazenamento de muitos dados, cruzamento com fontes oficiais de dados, validação de informações, algoritmos de padronização, entre outros.

Um bom software de MDM permitirá que você possa executar a alteração massiva de dados respeitando todo o conjunto de regras preestabelecidas.

Diferentemente, da carga com o uso de planilhas ou dos robôs de automação, um software de MDM possui em seu núcleo todo o conjunto de regras e algoritmos de validação e tratamento de dados, sendo assim, poderá organizar, limpar e enriquecer os dados antes de enviar para o sistema SAP.

Além disso, é possível que cada registro siga um caminho, através de um workflow para que cada usuário possa participar da complementação de informações e garantir que tudo esteja correto, antes de chegar ao SAP.

Vantagens:

  • Flexibilidade e agilidade.
  • Funciona bem na maioria das transações.
  • Pode ser tão rápido quanto um programa ABAP.
  • Conjunto de regras de validação e tratamento de dados.

Desvantagens:

  • É necessário um projeto de implementação da plataforma.
  • Custo de implementação e manutenção.

É isso! Bons negócios!

Leia também Unidade de Medida no Cadastro de Material no SAP
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